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Para las agencias que se dedican a la comunicación y el marketing, atraer nuevos clientes es crucial para hacer crecer su negocio. Y, aunque una agencia sea realmente buena captando nuevos clientes, lo cierto es que no crecerá si no logra conservar las cuentas con las que ya trabaja.

Por eso, establecer una buena relación con el cliente desde el principio y hacer una gestión adecuada de la relación con ellos es tan importante. Para lograrlo, existen herramientas digitales que contribuyen a automatizar tareas, ofrecer estadísticas y abrir canales de comunicación entre clientes y agencias que, bien empleadas, agilizan el trabajo y logran resultados óptimos.

¡Sigue leyendo y te contamos cuáles!

Objetivos claros desde el principio

La base de cualquier relación de negocios exitosa es establecer, desde el principio, cuáles son los objetivos y expectativas a lograr.

Y, a pesar de que todo ello quede claro, surgirán dudas y consultas a lo largo del proyecto. Por eso, conviene facilitar a los clientes las personas de contacto dentro de la agencia que estarán allí para atenderlos.

Para evitar el caos y que cualquier miembro del equipo responsable de la cuenta tenga acceso a la información necesaria, es bueno invertir en un software CRM de calidad, como, por ejemplo, Hubspot CRM o Pipedrive.

Gracias a estas herramientas, se pueden trackear los leads obtenidos y las comunicaciones con los clientes en una única plataforma.

De ese modo, todo el equipo que trabaja en una cuenta podrá conocer sus responsabilidades, así como transmitir al cliente el resultado de las estrategias puestas en marcha cada vez que estos las soliciten.

Elegir buenos canales de comunicación

En muchos proyectos es necesario que tanto clientes como agencias trabajen de manera estrecha, y que miembros de ambos equipos interactúen de manera frecuente.

Por eso, cuanto más fácil y ágil sea esta interacción, se obtendrán mejores resultados.

Empresas de todo el mundo ahorran tiempo y dinero al evitar desplazamientos constantes a reuniones y grupos de trabajo gracias, por ejemplo, a softwares que permiten realizar videoconferencias en grupo desde cualquier lugar como Skype o Polycom.

Otro recurso que utilizan las agencias para que los clientes sean atendidos lo antes posible es la integración de chatbots. Bien programados, los chatbots pueden dar respuestas a las consultas más sencillas de los clientes, incluso fuera del horario comercial.

Este recurso aporta valor especialmente en las agencias más pequeñas, con consultores que habitualmente gestionan varias cuentas y no siempre pueden atender a los clientes inmediatamente. ¡La clave está en configurarlos correctamente!

Según estimaciones de la consultora Gartner, para 2020 más del 80% de las interacciones de los usuarios con el comercio electrónico se llevarán a cabo a través de herramientas de inteligencia artificial.

Realizar una adecuada gestión de los proyectos

Si el proyecto requiere de una colaboración constante, aprobaciones o comentarios por parte del cliente, lo mejor es utilizar un software de gestión de proyectos (como por ejemplo, Asana o Trello).

Este tipo de softwares ofrecen una radiografía instantánea de en qué estado se encuentra el proyecto, y también permiten organizar el trabajo, asignar tareas por fechas, compartir archivos entre los participantes de un mismo proyecto…

Si se trata específicamente de proyectos web, es recomendable utilizar una plataforma de diseño colaborativa como Duda, que facilita enormemente a las agencias la interacción entre diferentes personas implicadas en el diseño y gestión de una web.

Utilizando esta plataforma, se puede dar acceso al backend de la web a profesionales de diferentes equipos (tanto de la agencia como del cliente), y asignar a cada uno niveles distintos de permisos, según sus conocimientos y habilidades.

Al tratarse de una herramienta ‘amigable’, con una interface intuitiva para el usuario, es fácil de utilizar, se automatizan procesos, simplifican tareas y, de ese modo, se minimiza el riesgo de que se produzcan errores; algo muy valorable en proyectos donde intervienen varias personas que habitualmente trabajan a distancia unas de otras.

Sin embargo, que sea fácil de utilizar no quiere decir que sea una herramienta limitada. Todo lo contrario: ofrece un control total de las galerías de estilos CSS, así como de los bloques de diseño, elementos que permiten personalizar las webs de los clientes hasta los más ínfimos detalles.

Las webs diseñadas con Duda son escalables, y pueden cambiarse añadiendo o quitando distintas funcionalidades según vayan evolucionando las necesidades del cliente. Además, se optimiza el tiempo y el esfuerzo realizados ya que las plantillas y elementos de diseño gráfico que realicen se pueden reutilizar en proyectos futuros.

Por último, este software contribuye a fidelizar a los clientes ya que cuenta con herramientas que permiten obtener métricas y estadísticas que se pueden enviar al cliente, de manera automatizada, en un informe semanal. Estos informes se pueden personalizar con el logotipo y colores representativos de la agencia que lo envía.

Las agencias de comunicación y marketing que deseen crecer deben fidelizar a los clientes con los que ya trabajan

Establecer una comunicación clara y fluida es clave para lograrlo ya que es habitual que a lo largo de una relación comercial surjan dudas e inquietudes que los clientes quieran ver solucionados lo antes posible.

Por ello, las herramientas que permiten organizar el trabajo y gestionarlo adecuadamente son tan importantes. Invertir en un CRM y en un software de gestión de proyectos de calidad es una inversión más que rentable. Y, en lo referente a proyectos web, mejor optar por una web colaborativa que permita agilizar tanto la comunicación como la gestión de tareas en proyectos en los que es posible que haya que trabajar mano a mano con un equipo, externo a la agencia, designado por el cliente.

En resumen

Existen múltiples herramientas de software que facilitan y agilizan la comunicación en equipos de trabajo multidisciplinares. Establecer una comunicación fluida es fundamental ya que los clientes necesitan poder contrastar sus dudas e inquietudes en cualquier momento.

Cuando se trata de proyectos web en los que interviene estrechamente tanto el cliente como la agencia es necesario utilizar una herramienta colaborativa que sea intuitiva y fácil de utilizar.

¿Cuál es el mayor obstáculo que encontráis al trabajar con herramientas colaborativas? ¡Os animamos a que probéis algunas de las mencionadas en el artículo y que nos contéis vuestra experiencia!

Imagen: Depositphotos

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