Cinco claves para crear una base de datos

En el día a día, cuando nos conectamos en una web, cuando compramos, buscamos una red wifi …. y en cualquier actividad empresarial se generan datos que, se guardan y acumulan “sin criterio”, con la vaga idea de que, en un futuro serán de utilidad.

No obstante, es importante tener claro, que la mera acumulación de datos no es información. Lo que convierte los datos en información son los criterios aplicados en su arquitectura (uniformidad, estructura, metadatos…) y para generarla es conveniente que tengamos claros los objetivos empresariales, al objeto de crear una base de datos con criterios que faciliten la fusión de los datos con distintas fuentes de interés y la posterior interpretación de la información, para atender lo mejor posible, a los citados objetivos. Ya que si no lo contextualizamos, ¿qué quiere decir un 40, 50 ó un 5?

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Claves básicas para crear una base de datos

Para ello, debemos tener en cuenta algunas buenas prácticas básicas para crear una base de datos:

• Estructura: Una base de datos tiene que estar organizada y estructurada según nuestras necesidades. El primer paso para crear una base de datos es tener claros nuestros objetivos y nuestro negocio, a partir de aquí podremos diseñar un modelo de datos que corresponda a nuestro modelo de negocio y que satisfaga nuestras necesidades.
• Limpieza: Una base de datos para ser eficaz y útil debe estar “limpia”, eso significa tener controladas las variables que utilizamos y que estas estén en el mismo formato.
  Por ejemplo, si al crear una base de datos permitimos sólo a mayores de edad registrarse en ella, debemos poner barreras desde el inicio, pero puede pasar que heredemos bases de datos antiguas y que estos controles no estuvieran; por ese motivo, cuando fusionemos deberemos verificar que todos han nacido a partir de cierto año y sino etiquetar ese valor como “no válido”.
• Datos necesarios: ¿Qué información precisamos de nuestros usuarios? Para crear una base de datos debemos tener identificadas aquellas variables que nos son necesarias para el análisis, control y seguimiento del cliente, variables que deben estar depuradas evitando la ocupación de espacio innecesario. Todo ello será más fácil si, previamente, tenemos definida la estructura.
• Estandarización: Si disponemos de diferentes fuentes de datos, y deseamos fusionarlas, debemos realizar un trabajo previo de homogeneización, siguiendo un único criterio para guardar la misma variable o tipologías de variables. A título de ejemplo, si tenemos guardadas distintas fechas, lo mejor es guardarlas siempre en un mismo formato, y si estamos trabajando con clientes de diferentes orígenes, deberemos fijar una hora, por ejemplo la del servidor, y mantenerla para todo tipo de usuarios, y cuando se realicen análisis temporales, sí deberemos cambiarla para saber en qué espacio temporal estamos hablando.
• Indicadores: Antes de crear una base de datos debemos preguntarnos qué datos queremos reportar e ir bajando hasta llegar a la mejor forma de tenerlos guardados. Qué identificadores necesitamos para posicionarnos de manera evolutiva y cómo podemos optimizar la información para no tener un gran almacén de datos sin sentido, será un rasgo diferencial a posteriori. Ya que no debemos guardar indicadores como tales en nuestra base de datos, sino que estos deben estar calculados en el periodo que necesitemos ya que sino llenaremos de sumatorios y cálculos nuestra base que harán que baje la eficiencia. Como por ejemplo la diferencia entre guardar la fecha de nacimiento y la edad en el momento de registro de un usuario.

Si seguimos estos pasos al pensar y trabajar con nuestro almacén de datos, tendremos el camino más llano para posteriores análisis y la creación de cuadros de mando que nos facilitará el seguimiento de nuestro negocio.