El calendario de VeriFactu ha vuelto a cambiar. Después de varias fechas anunciadas y posteriormente modificadas, la adaptación obligatoria de los sistemas de facturación se ha trasladado a 2027. Esto deja más margen a empresas y autónomos, pero también ha generado cierta confusión sobre quién debe adaptarse, cuándo y, sobre todo, qué parte de un eCommerce tiene realmente que cumplir con la normativa.
El calendario vigente establece que los sistemas deberán estar adaptados antes del 1 de enero de 2027 para las sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, incluidos los autónomos. Durante 2026, por tanto, el uso de VeriFactu es voluntario. Además, no todos los negocios están afectados: por ejemplo, quedan fuera quienes ya remiten sus libros mediante el Suministro Inmediato de Información (SII), mientras que las empresas de Vizcaya, Guipúzcoa y Álava cuentan con su propio sistema, TicketBAI.
Aquí está una de las cuestiones más importantes para cualquier tienda online: tener un WooCommerce o un PrestaShop no significa necesariamente que sea la propia tienda la que esté emitiendo las facturas. En muchos negocios, el eCommerce recoge el pedido y genera determinados documentos, pero la factura fiscal termina siendo expedida y numerada por un software de facturación externo o incluso por la gestoría.
Y esa diferencia importa. Según las aclaraciones de la Agencia Tributaria recogidas en la documentación de VeriFactu, la obligación se vincula al sistema informático que efectivamente expide la factura. Un programa no tiene que hacerse responsable de registros correspondientes a facturas generadas desde otro sistema de facturación.
Esto permite que un negocio utilice una arquitectura formada por varias herramientas. Por ejemplo, la tienda online puede recoger los pedidos y enviarlos posteriormente a un programa específico de facturación, que será el encargado de numerar la factura y aplicar las obligaciones correspondientes. La AEAT contempla este tipo de arquitecturas “mixtas”, incluso cuando intervienen programas desarrollados por fabricantes diferentes.
Por eso, antes de contratar una solución específica para VeriFactu conviene responder a una pregunta bastante sencilla: ¿qué software está expidiendo actualmente mis facturas? Si es una herramienta distinta de WooCommerce o PrestaShop, puede que sea esa solución, y no el CMS de la tienda, la que deba acreditar su adaptación a la normativa.
Que la tienda no sea necesariamente la responsable de emitir la factura no significa que pueda olvidarse del proceso. Los datos que salen del checkout tienen que llegar correctamente al sistema de facturación, y ahí aparecen buena parte de los problemas habituales del comercio electrónico.
Un NIF que no se ha solicitado correctamente, una operación intracomunitaria sin IVA, un cliente sometido al recargo de equivalencia, una venta a Canarias que debe aplicar IGIC o una devolución que requiere una factura rectificativa son ejemplos de situaciones que complican la automatización. Si estos procesos se realizan manualmente, los errores pueden no detectarse hasta el cierre del trimestre.
Para solucionar esa comunicación entre plataformas existen conectores específicos. Veltrio, por ejemplo, ofrece integraciones para WooCommerce y PrestaShop con Quipu. En este caso, los conectores no envían directamente las facturas a Hacienda ni realizan la numeración: trasladan los datos del pedido al sistema de facturación, que es Quipu.
La integración se encarga de trasladar información relacionada con cuestiones como la validación del NIF mediante VIES, el recargo de equivalencia, el IRPF o los impuestos específicos de Canarias, Ceuta y Melilla, además de gestionar el envío de la información necesaria para generar facturas rectificativas cuando se produce una devolución. Es solo un ejemplo de una arquitectura posible: lo importante es identificar claramente qué herramienta realiza cada función.
Para una tienda online, por tanto, 2026 debería servir más para revisar procesos que para correr a cambiar software. El primer paso es comprobar si el negocio está realmente obligado por VeriFactu. Después, hay que identificar cuál es el sistema que expide las facturas y solicitar a su proveedor la declaración responsable correspondiente, prevista en el artículo 13 del Real Decreto 1007/2023.
Finalmente, conviene revisar cómo viajan los datos desde el pedido hasta la factura y qué sucede en las operaciones menos habituales. Porque, con los nuevos plazos sobre la mesa, el mayor riesgo no es llegar tarde a VeriFactu, sino invertir tiempo y dinero en adaptar una parte del sistema que realmente no era la obligada.
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