La era de las facturas con formato .pdf está a punto de terminar en España, y es que el Gobierno ha advertido que, próximamente la facturación electrónica pasará a ser obligatoria para empresas y profesionales que desarrollen su actividad en el país. Esta medida se enmarca dentro de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, también conocida como Ley Crea y Crece, y se espera que se apruebe este mismo mes para comenzar su primera fase de entrada en vigor en 2025.
Esto implica despedirnos de la creación de facturas mediante herramientas como Word o Excel, las cuales eran recursos sencillos que cualquier empresa o autónomo podía manejar. Y también podría pronosticar la desaparición de las facturas en papel si se apuesta por un sistema completamente digitalizado.
Esta normativa está planteada para avanzar en la digitalización del proceso de facturación. Por ello, tan solo permitirá el uso de sistemas de software homologados y autorizados para emitir facturas electrónicas. Así mismo, quienes no deseen emplear plataformas certificadas, también podrán recurrir a una solución pública de facturación electrónica que estará gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Sumado a esto, deberán enviarse copias de todas las facturas a la Agencia Tributaria a fin de garantizar un registro y control de las mismas. El objetivo de este nuevo proceder es agilizar las transacciones, facilitar el control de pagos y reducir la morosidad. No obstante, esta digitalización del proceso implicará adaptarse a una nueva forma de realizar y gestionar estos documentos que podría resultar en algún que otro quebradero de cabeza al tener que ajustar sus sistemas internos para que puedan procesar este tipo de facturas.
Si bien la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece se produjo el 19 de octubre de 2022, existen algunos aspectos de esta que todavía no se han hecho efectivos. Este es el caso de la normativa relativa a la facturación electrónica, cuya aprobación final está prevista para este mes de septiembre.
Una vez se haya dado este paso, las empresas que presenten una facturación anual superior a los 8 millones de euros, deberán adoptar completamente la factura electrónica transcurrido un año desde la aprobación. Por lo que la fecha estimada se situaría en septiembre de 2025.
Mientras que, al resto de entidades, se les comenzará a aplicar esta normativa pasados dos años desde su aprobación. Es decir, en septiembre de 2026 aproximadamente. Finalmente, en el caso de los autónomos, estos contarán con un plazo de tres años.
Como era de esperar, el incumplimiento de esta nueva normativa implicrá una serie de sanciones dependiendo de la gravedad de la falta. En este sentido, estas multas se situarán en torno a los 150€ por cada documento no procesado debidamente, llegando a situarse en el 75% del importa de la factura si esta ha sido falseada de algún modo.
Por otra parte, aquellas empresas que no hayan adaptado su sistema y trabajen con la facturación digital una vez este aspecto de la normativa entre en vigor, podrán enfrentarse a sanciones de hasta 10.000€.
Para poder entender un poco mejor cómo va a influir la transición hacia la facturación electrónica en las empresas y profesionales, hemos charlado con Ángel Aparicio, cofundador y director de customer success de Docuten. Aparicio sostiene que «la Ley Crea y Crece buscar fomentar la digitalización y luchar contra la morosidad. La implantación de factura electrónica permite trabajar estos dos aspectos. Mientras que, en el caso de la Ley Antifraude, el objetivo es perseguir el fraude fiscal y la doble contabilidad. Y por ello obligan a usar Sistemas Informáticos de Facturación certificados que impidan borrar o modificar facturas sin dejar rastro.
Por todo ello, podemos decir que las medidas de las dos leyes van en la línea de un mayor control de las actividades de las empresas, pero también van a ayudar a que las empresas sean más eficientes, ya que van a usar tecnologías que favorecen el intercambio de información de una manera más sencilla».
En cuanto a si la implementación de la nueva normativa resultará sencilla para las empresas, Aparicio se muestra optimista. «Estas dos leyes van a significar cambios significativos en la forma en la que las empresas gestionan su facturación. Esto va a implicar un cambio tecnológico en muchas de ellas, ya que tendrán que usar Sistemas Informáticos de Facturación que cumplan con lo que piden la leyes, pero seguro que van a tener opciones suficientes en el mercado para resolverlo».
Así mismo, la facturación electrónica también traerá consigo ventajas, asegura Aparicio. «El uso de tecnologías de factura electrónica les va a permitir ser más eficientes, gastando menos recursos en la recepción de las facturas, ya que los datos de estas se van a indexar de manera automática en los sistemas de contabilidad, sin necesidad de trabajos manuales.
Además, las empresas van a tener más información en tiempo real de sus facturas emitidas y recibidas, ya que no van a tardar tanto tiempo en integrar esa información en sus sistemas contables.
Y finalmente, las empresas van a poder controlar mejor los plazos de pago de sus facturas, ya que van a tener información en tiempo real de las fechas de pago de cada factura».
Foto: generada a través de GPT4
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