Qué es un mensaje «Fuera de la oficina» y cómo redactarlo de forma profesional

El mensaje "fuera de la oficina" u "out of office", este texto breve informa de tu ausencia en el trabajo y debe tener unos elementos clave.
Imagen de un ordenador portátil sobre una mesa de oficina con un torrente de sobres de correo emergiendo de la pantalla. La imagen tiene un estilo 3D con colores claros, y un enfoque digital, para representar el mensaje automático "Fuera de la oficina"
31 de enero, de 2024
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Si ya se acercan tus vacaciones o te vas a ausentar un tiempo del trabajo, una de las cosas que no puedes olvidar es configurar un mensaje «Fuera de la oficina» (también conocido como «out of office» o solo «OOF» por sus siglas en inglés). Este es simplemente un texto breve que programas en tu correo electrónico (Outlook, Gmail u otro) para que todo aquel que intente comunicarse contigo durante tu ausencia pueda recibirlo como respuesta automática y conocer tu situación.

De esta forma, cualquiera que te escriba podrá saber que no estás disponible, conocer la fecha en la que regresarás a la oficina y con quién puede contactar mientras no estás. Los mensajes fuera de la oficina automáticos te ayudan a parecer más profesional, causando una mejor impresión y ayudando a los demás a ahorrar tiempo.

Consejos para redactar un mensaje «Fuera de la oficina»

A diferencia de la optimización de la firma de correos electrónicos profesionales, en la que es muy fácil tener una idea clara de cómo debe ser, los mensajes fuera de la oficina son mucho más flexibles. Si bien el mensaje debe ser claro y conciso, puede recurrirse a un tono ingenioso o divertido, pero ojo, no se debe abusar y construir un mensaje con un tono demasiado informal o que contenga abreviaturas o jergas.

Para ahorrar tiempo en el futuro, puedes redactar un mensaje plantilla, que después solo tendrás que editar y adaptar según cada ocasión. La información esencial que debe contar la plantilla es:

  • Tiempo que vas a estar fuera: indica el primer y el último día que estarás ausente y la fecha exacta en la que te reincorporarás.
  • Causa por la que estarás ausente: esta información no es obligatoria y en caso de incluirla solo indica la causa general, como enfermedad, vacaciones, viaje de negocios y demás.
  • Persona de contacto: deberás incluir el correo electrónico al que quien te escriba pueda dirigirse en caso de que necesite obtener ayuda en tu ausencia de forma urgente o en caso de que no quiera esperar a que regreses para gestionarlo.

Estructura y ejemplos de mensaje «Fuera de la oficina»

  • Saludo y agradecimiento: este es un saludo general, no muy formal, usando un lenguaje cordial. Es muy habitual agradecer por intentar contactar contigo.
  • Motivo de ausencia: se explica brevemente la causa por la que estás fuera de la oficina.
  • Fecha de ausencia: se deben indicar los días que estás fuera de la oficina y el día exacto en que te reintegras.
  • Persona de contacto: esta es una de las partes más importantes de tu mensaje fuera de oficina, ya que permite a la persona que quiere contactarte conocer a quién hz de recurrir si necesita asesoría o ayuda, sin tener que esperar hasta que vuelvas. Resulta práctico indicar si este contacto es solo para asuntos muy urgentes o si se puede contactar en cualquier caso. Así mismo, puedes incluir varios contactos en función de la necesidad que pueda tener la persona.
  • Despedida: puedes agregar un toque más personal.

Te dejaremos algunos ejemplos que puedes utilizar:

Ejemplo 1 (genérico)

Hola:

Gracias por tu mensaje. Desde [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización], no estaré en la oficina debido a [motivo de la ausencia]).

Para temas urgentes, por favor, ponte en contacto con [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Te responderé en cuanto vuelva. Gracias por tu paciencia y comprensión.

Saludos,

[tu nombre]

[tu cargo]

Ejemplo 2 (vacaciones)

Hola:

Muchas gracias por tu mensaje.

Me pillas disfrutando de unas merecidas vacaciones, desconectando y sin acceso al correo. Estaré de vuelta el [fecha de reintegro] y me pondré en contacto contigo en cuanto pueda.

Para asuntos urgentes, puedes contactar con mi compañera [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero]

Saludos,

[tu nombre]

[tu cargo]

Ejemplo 3 (baja)

Hola,

Gracias por tu mensaje. Te informo de que estaré de baja desde [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización], por lo que no puedo responder a tu mensaje.

Mientras tanto, puedes contactar con [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Gracias por tu comprensión.

Saludos,

[tu nombre]

[tu cargo]

Ejemplo 4 (cuando te vas de la empresa)

Hola,

Gracias por tu mensaje. Por la presente, te informo de que ya no trabajo en [nombre de la empresa] y no podré responder a tus mensajes ni ayudarte. Por lo tanto, me gustaría remitirte a mi colega [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Agradezco tu comprensión.

Un saludo,

[tu nombre]

Foto: Generada a través de GPT4

 

Publicado por

Redactora de Marketing4eCommerce
Redactora de Marketing4eCommerce desde 2022. Soy del país de la arepa, donde me gradué como Licenciada en Comunicación Social (2014).

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