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Algo que hemos podido apreciar gracias a la incipiente transición digital impulsada por la pandemia presentada el pasado 2020, es la relevancia del teletrabajo, que permite a los empleados tener más flexibilidad en su día a día, lo que que hace que las empresas pueden redireccionar gastos e impulsar su desarrollo desde un ambiente más digitalizado.

El auge de la digitalización de los contratos y firma digital

Esto también ha llevado a transformar varios aspectos del sistema laboral desde una forma tradicional, o más bien física, a un plano digital. Uno de ellos es la firma de documentos, aspecto bastante delicado debido a sus implicancias legales. 

Con las restricciones de aforo y el aumento del número de trabajadores remotos, la gestión de documentos y contratos, además de la firma digital,  se han convertido hoy en una necesidad para empresas de todos los tamaños. Debido a esto, es que han surgido una serie de soluciones en el mercado que buscan agilizar estos procesos, garantizando la seguridad necesaria para ambas partes cuando se trata de gestionar y firmar acuerdos.

La propuesta de Webdox CLM

Un ejemplo de este tipo de software de gestión de contratos es Webdox CLM. Esta plataforma fue creada en 2012 con la intención de brindar una solución a la falta de acceso y deficiente gestión de los contratos a nivel digital, mediante procesos sumamente eficientes, otorgando trazabilidad y visibilidad de todo el ciclo de vida del contrato con tecnologías cloud. 

Actualmente, Webdox CLM cuenta con más de 180 clientes en 11 países latinoamericanos, convirtiéndose en un referente de este sector.

Asimismo, en sus 9 años de trayectoria, ha logrado gestionar más de 3 millones de contratos bajo los estándares de seguridad establecidos por Google Cloud Platform, confirmados por la certificación de la ISO 27001 que garantiza el manejo seguro de la información. Bajo esta idea y respaldo, Webdox CLM ofrece un medio para optimizar las relaciones contractuales entre sus partes para cada área involucrada, permitiendo que el negocio pueda enfocarse en sus tareas propias, dejando el manejo de documentos en manos del software.

Gestión contractual enfocada a cada necesidad

Cada contrato presenta características y cláusulas distintas de acuerdo al tipo de empresa y trabajo a desempeñar por parte de la persona contratada. En este sentido, la solución de Webdox CLM se adapta a las necesidades de cada departamento e industria. 

La gestión contractual por departamento aplica para las diferentes áreas de una empresa, como son Finanzas, Legal, Marketing, Recursos Humanos, Ventas y Compras, creando procesos más completos y eficientes, lo que permite generar mejores relaciones internas entre los diferentes eslabones de la cadena del negocio.

Por su parte, de acuerdo al sector al que pertenezca la empresa, sus necesidades también varían, por esto mismo es que Webdox CLM ofrece sus soluciones de gestión contractual útiles para toda industria, como son Banca y Sector Financiero, Alimentos y Bebidas, Telecomunicaciones, Energía, Retail, Inmobiliaria, Servicios y Construcción, abarcando así el grueso de la economía.

Firma electrónica

Uno de los principales problemas de los contratos digitales es la aceptación de la firma, ya que llevar a cabo este proceso desde un ámbito digital puede generar dudas en cuanto a su seguridad y legalidad. En este sentido, Webdox CLM cuenta con una herramienta de firma electrónica, que ofrece dos tipos: una simple y otra avanzada.

  • La firma simple, o firma electrónica, incluye distintos niveles de validación para garantizar la seguridad del proceso y cuenta con una validación internacional y la certificación de Digicert, proveedor de certificaciones digitales reconocido a nivel mundial que cuenta con el respaldo del 89% de las empresas de la Fortune 500 y 97% de los mayores bancos a nivel mundial.
  • La firma electrónica avanzada por otro lado está respaldada por Mifiel, una aplicación de firmas electrónicas integrada a la plataforma de Webdox. Esta genera una constancia de conservación que permite confirmar la vigencia de la firma en el momento en que se realizó y la autenticidad de los datos, evitando sus modificaciones al pasar del tiempo. Adicionalmente esta firma ofrece al usuario un control total y exclusivo sobre la misma, para una mayor seguridad y resguardo de su información.

En definitiva, las empresas y en particular el área legal, enfrentan el gran reto de avanzar hacia la transformación digital y la automatización de sus actividades, sobre todo en lo que atañe a la gestión de contratos y firma digital, lo que finalmente representa los procesos de miles de negocios que las empresas realizan diariamente.

Imagen: Depositphotos

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