Qué son las shortage claims de Amazon y cómo disputarlas (sin morir en el intento)

Guía completa para vendors sobre qué son las shortage claims, cómo disputarlas y la documentación necesaria para hacerlo.
se ve una tablet con el logro de Amazon y la pantalla rota por un martillo de madera. Al lado, la foto de Pablo Herraiz, de la empresa Nozama
25 de julio de 2023
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Si eres un vendedor en Amazon con una cuenta del tipo vendor, es posible que hayas recibido una notificación de shortage claim. Esta reclamación es una de las más comunes en Amazon y puede afectar significativamente al rendimiento económico de tu cuenta si no se gestiona adecuadamente. En este artículo te proporcionaré una guía completa sobre qué son las shortage claims, información acerca de cómo disputarlas y la documentación necesaria para hacerlo.

¿Qué es una shortage claim?

Una shortage claim es un descuento en factura que se produce cuando Amazon recibe menos unidades de producto de las que se han confirmado en la PO u orden de compra. Por ejemplo, si Amazon realiza un pedido de 90 unidades de un producto y solo recibe 80, puede presentar una shortage claim. En este caso, restará el importe de las unidades faltantes del pago que se deba realizar al vendedor.

Es crucial disputar todas las reclamaciones y proporcionar las pruebas necesarias para demostrar que el envío y la recepción de la mercancía se realizaron correctamente. A continuación, te explicamos los pasos para llevar a cabo su disputa y la información necesaria para hacerlo.

Proceso de disputa de una shortage claim

Si crees que has recibido una notificación de shortage claim incorrecta, puedes disputarla siguiendo estos pasos, desde el momento que seas conocedor de que se va a aplicar. En primera instancia se disputa por ASIN.

Paso 1: accede a tu cuenta de vendor central

Para disputar una shortage claim, debes acceder a tu cuenta de vendor central y seleccionar la opción «Shortage Claim» en la pestaña «Payments» – “Invoices”.

Paso 2: revisa la reclamación

Una vez que hayas accedido a la reclamación, revisa la información proporcionada por Amazon para asegurarte de que comprendes la naturaleza de la misma. Esto incluye la fecha del pedido, el nombre del producto, la cantidad reclamada y el número de orden de compra, o PO (Purchase Order).

Paso 3: reúne la documentación necesaria

Debes proporcionar la documentación necesaria que respalde la afirmación de que se cumplió con el pedido de Amazon. Algunos de los documentos que podrían ser útiles incluyen:

  • Justificante de entrega o albarán (PoD): es el justificante sellado por Amazon según el cual se ha confirmado la entrega de la mercancía. Debe incluir el nombre del producto, la cantidad, el precio y la fecha de compra. También incluye la PO. Es el documento más importarte de cara a la disputa de la SC, y es posible reclamar solamente indicando éste.
  • Registros de inventario: los registros de inventario son otro documento crucial para disputar una shortage claim. Estos registros deben indicar la cantidad de unidades en stock en el momento del pedido y cualquier cambio en el inventario después de que se haya enviado el pedido.
  • Registros de envío: los registros de envío son importantes para demostrar que se envió la cantidad correcta de unidades al cliente. El registro debe incluir el número de seguimiento del envío, la PO y la fecha de entrega.
  • Pruebas fotográficas: las pruebas fotográficas pueden ser útiles para demostrar que se envió la cantidad correcta de unidades al cliente. Las fotos deben incluir el producto y la cantidad enviada.

Es vital recopilar toda la documentación relevante antes de disputar una reclamación de shortage claim, ya que Amazon revisará cuidadosamente la documentación proporcionada antes de tomar una decisión final. Por lo tanto, es esencial asegurarse de que sea precisa y completa antes de presentar la disputa.

Paso 5: presenta tu caso a Amazon

Una vez que hayas reunido la documentación, presenta tu caso a Amazon a través de la herramienta de disputa de shortage claim en vendor central. Asegúrate de proporcionar toda la información y describir claramente por qué crees que la reclamación es incorrecta.

Paso 6: reclamación vía caso en vendor central

El porcentaje de reclamaciones admitidas a trámite en primera instancia suele ser bastante bajo. No obstante, es posible reabrirlas desde la misma herramienta por ASIN. Si esto no funciona, debes abrir un caso en vendor central para continuar con el proceso.

Dentro del caso a crear en vendor, tienes que aportar la documentación acreditativa de la entrega de nuevo, así como un comprobante de la primera disputa de la reclamación. En el momento que se tenga una respuesta, es importante contestar en menos de 5 días, ya que en caso contrario se cerrará el caso por inactividad y tendrás que volver a empezar todo el proceso abriendo uno nuevo, con los plazos que ello conlleva.

Si Amazon desestima la disputa sin aportar motivos objetivos o mediante un mensaje automatizado, te recomiendo abrir caso hasta obtener una respuesta adecuada.

Impacto de una correcta gestión de las shortage claims

La correcta gestión de las reclamaciones es crucial para el rendimiento económico de las cuentas vendor en Amazon. Si permites que las shortage claims se acumulen, es posible que pierdas el acceso a los programas de venta y distribución del marketplace.

Además, el incumplimiento repetido de los pedidos puede llevar a la cancelación de las órdenes pendientes, al rechazo de futuros pedidos, o que Amazon deje de hacerte pedidos, lo que puede resultar en una reducción de la visibilidad y de ventas. Por lo tanto, mi recomendación es que hay que tomarse muy en serio desde el principio el proceso de reclamación.

Conclusión

En resumen, las shortage claims son una reclamación común en Amazon que pueden tener un impacto significativo en las cuentas vendor si no se gestionan adecuadamente.

Se necesita invertir mucho tiempo y recursos, además de perseverancia en todo el proceso con Amazon. Para ello, dependiendo del tamaño de tu empresa, podría ser interesante dejarlo en manos de especialistas.

Foto: Depositphotos.

 

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