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Trabajar de cada vez más presente en las empresas, gracias a la digitalización de los espacios de trabajo. Esto ha brindado una oportunidad de facilitar el trabajo de los empleados, creando espacios de comunicación entre ellos de la mano de las redes sociales.

Estos espacios se han vuelto especialmente útiles en los últimos años, pues permiten un mayor grado de conexión con los empleados remotos. Asimismo, las empresas fomentan la creación de experiencias positivas para sus empleados a través de una comunicación más dinámica por estos medios.

Al impulsar la comunicación entre los empleados de una empresa estas plataformas también permiten aumentar su productividad, ofreciendo un medio para la creación de proyectos. Existen diferentes aplicaciones y programas como Trello, Asana o Slack, que ofrecen este tipo de “redes de trabajo”. Por supuesto, al tratarse de una red social, Facebook también cuenta con su propia versión conocida como Workplace que funciona desde 2016, pero que ha recibido un gran impuso en los dos últimos años.

Ahora, este impulso llegará directamente a los móviles de los empleados de las compañías que lo utilizan gracias a Whatsapp.

Workplace se integrará con Whatsapp

Meta ha anunciado una próxima integración con WhatsApp «para ayudar a las organizaciones a llegar mejor a sus trabajadores de primera línea, ya que las nuevas investigaciones muestran que existe una desconexión imperante y que el número de personas que abandonan sus puestos de trabajo tras la pandemia de COVID-19 sigue en aumento». De esta forma, Meta sigue con su proceso de integración de las diferentes plataformas sociales que gestiona, como hemos visto en los últimos meses con una creciente interoperabilidad de Instagram, Facebook y Whatsapp.

En su comunicado, Meta explica los objetivos de esta integración con Workplace, a la que denominan su «red social empresarial»:

«Creemos que las organizaciones pueden ayudar a mejorar su habilidad para involucrar a su gente y ofrecer un gran servicio, si se conectan mejor sus trabajadores y se les dota de información. Por ello, hoy anunciamos una integración con WhatsApp que facilitará aún más a las empresas el acceso a su primera línea.

Esta integración, prevista para 2022, permitirá a las empresas compartir publicaciones de la empresa con los empleados, incluidos los de primera línea, a través de WhatsApp. De este modo, las organizaciones podrán garantizar que la información y las actualizaciones lleguen a los trabajadores de primera línea en tiempo real. 

Los trabajadores de primera línea son el alma de las organizaciones de todo el mundo. Puede que estén fuera de la vista de la sede central (en la carretera, en el aire, en las tiendas, en las plantas de fabricación y en los restaurantes), pero son los trabajadores que prestan servicios esenciales e interactúan con los clientes día tras día».

Ujjwal Singh, Jefe de Producto de Workplace, explicó que «en Workplace, creemos firmemente que las organizaciones más exitosas empoderan a sus empleados de primera línea para marcar la diferencia y escuchan sus ideas. Por ello, es decepcionante ver que sigue habiendo una clara desconexión en 2021 entre la primera línea y la sede central. Nuestra integración con WhatsApp está diseñada para ayudar a solucionar eso: ayudando a acercar a los empleados de primera línea a sus organizaciones y asegurando que la información que necesitan para hacer su trabajo está a su alcance.»

Workplace, una red social con más de 7 millones de suscriptores

Desde su lanzamiento esta red corporativa ha estado disponible tanto para ordenadores como dispositivos móviles, con un precio mensual de 3 dólares por cada usuario (unos 2,5€). Seis años después de su lanzamiento Workplace cuenta con una base de más de 7 millones de suscriptores de pago, presentando un crecimiento del 40% con relación a 2020.

Este considerable crecimiento parte de la necesidad de mejorar los canales de comunicación digital en las empresas dada la incipiente transformación digital del pasado año. Igualmente, sirve como indicador de la creciente conciencia de las empresas de crear más y mejores comunidades dentro de sus cuerpos de trabajo.

Por otra parte, de la mano con su auge en el número de usuarios también han aumentado sus precios. Ahora cuenta con un plan de $4 (€3,33) enfocado en equipos de trabajos y organizaciones más generales, con descuentos para ONGs y trabajadores de primera línea. Y también tiene un plan más amplio, con un coste de $8 (€6,66) destinado a empresas complejas, y con mejores características como el acceso anticipado a nuevas herramientas.

Workplace, un espacio para empleados

La red social corporativa de Meta se iba a lanzar bajo el nombre Facebook At Work cuando se anunció públicamente. Al final la plataforma se lanzó bajo el nombre de Workplace, que está disponible en web y app, y comenzó su andadura en 2016. Durante este tiempo compañías como el Royal Bank of Scotland, AirAsia, o diferentes agencias gubernamentales de Singapur han estado utilizando la red.

Qué productos ofrece Workplace

Workplace guarda mucha similitud con Facebook con respecto a su imagen e interfaz, lo que facilita la adaptación de esta herramienta a la rutina de trabajo. De igual forma, esta red de trabajo conserva alguna de las herramientas de su contraparte social, tales como las reacciones. Aunque también ofrece soluciones más específicas para entornos de trabajo, que veremos como las siguientes:

Encuestas

Las encuestas ofrecen un canal para conocer la interacción de los usuarios dentro de la organización con la plataforma. Cuenta con opciones de personalización, permitiendo optar por respuestas predefinidas u otras más libres para la expresión de los trabajadores. Estas pueden publicarse como post en el feed de la red o enviarse por medio de su chat interno para una respuesta más privada.

Videollamadas

Las videollamadas son una herramienta indispensable para cualquier organización, especialmente si se cuenta con empleados remotos o filiales en diversas locaciones y países. Workplace ofrece una herramienta para realizar llamadas de voz o video en alta calidad, tanto de carácter individual como grupal, que son accesibles desde la web de escritorio y la app móvil, al igual que a través de Facebook Portal.

Vídeo en vivo

Esta herramienta puede mostrarse similar a las videollamadas, sin embargo, se enfoca más a comunicados para grandes grupos, como anuncios empresariales o webinars. Con su reciente anuncio, Facebook dio a conocer una actualización sobre esta herramienta, que permitirá crear una experiencia de preguntas y respuestas en los directos.

Códigos de acceso

Workplace permite que cualquier persona se conecte rápidamente a su plataforma por medio de un código de acceso único enviado por SMS o posteado en una publicación. De esta manera facilita el acceso a los usuarios, además de agregar un grado de seguridad al proceso.

Integración de herramientas y grupos de empresas

Esta plataforma permite la integración de servicios en la nube de uso común en el ámbito empresarial, como  Dropbox, Office 365, Google Drive, etc. Facilitando la adaptación de los trabajadores a su interfaz y la organización de documentos.

De igual forma otra herramienta relevante son los grupos de empresas, estos permiten establecer una conexión con cualquier otra empresa que haga uso de Workplace. De esta manera ofrece un canal más orgánico y seguro para la colaboración empresarial, dando pie a la construcción de mejores proyectos.

Biblioteca de conocimiento

La biblioteca de conocimiento es un espacio donde crear y guardar contenido de importancia para la organización, desde políticas y reglamentos hasta consejos de trabajo. Esta opción hace que la información sea accesible para todos los empleados. Además, también ha traído una actualización, la cual permite extraer información desde otras plataformas, facilitando la migración de contenidos.

Reacciones, noticias, chats y comentarios

Como mencionamos, Workplace también ofrece funciones muy características de una red social, como lo son las reacciones a las publicaciones o los comentarios. Estas ofrecen a los trabajadores un medio de interacción cómodo y habitual, mejorando los procesos comunicativos dentro de la empresa.

De igual forma cuenta con un chat ideal para conversaciones rápidas y puntuales entre los integrantes de un grupo de trabajo. Finalmente también cuenta con un muro de noticias, en el cual ver los acontecimientos dentro de la empresa sin que esto suponga una mayor distracción.

Las principales ventajas del uso de Workplace

Workplace, al igual que otras plataformas de gestión del trabajo, persiguen facilitar el trabajo diario y reducir la cantidad de emails internos que se envían los empleados, pudiendo consultar así en un solo entorno las peticiones y/o propuestas de sus compañeros e interactuar con comentarios y opiniones.

El uso de esta plataforma conlleva diferentes ventajas para los empleados y para la empresa. Por ejemplo la familiaridad que se genera al conversar entre trabajadores que quizás no habían compartido ninguna conversación genera una interesante integración entre compañeros.

Esta nueva red también permite ser utilizada como un canal de noticias interno, lo que podrá sustituir a las newsletters internas o incluso a las revistas corporativas; añadiendo además la posibilidad de que estas informaciones sean comentadas por los empleados.

Por otro lado, Meta también aboga por la sencillez de la implantación de esta plataforma ya que la mayoría de empleados ya disponen de una cuenta personal en la red social y por tanto no tendrán que hacer un nuevo registro para comenzar a utilizar Workplace. Ni tendrán que aprender desde cero a utilizarlo, ya que comparte usos con la propia red social como compartir imágenes que, en este entorno, mutarán en diapositivas o informes.

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