La adaptación de los sistemas de facturación a los nuevos requisitos impulsados por la Agencia Tributaria obliga a muchas empresas a revisar cómo generan, registran y conectan sus facturas con el resto de su operativa.
En un eCommerce, el reto puede ser especialmente relevante porque intervienen distintos sistemas: la plataforma de venta, la pasarela de pago, el software de facturación, el ERP y, en muchos casos, la asesoría fiscal. El objetivo es que ese circuito funcione de forma coordinada y que los registros generados cumplan con los requisitos técnicos aplicables.
Conviene aclarar además que VeriFactu no es exactamente sinónimo de toda la nueva normativa de facturación. El reglamento regula los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y contempla, entre otras posibilidades, los sistemas VeriFactu, que remiten los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
El recorrido suele comenzar en plataformas como WooCommerce, PrestaShop o Shopify y terminar en el software contable o en la asesoría. En medio pueden intervenir pagos, devoluciones, impuestos, facturas completas o simplificadas y sincronizaciones automáticas.
La normativa exige que los sistemas informáticos de facturación garanticen aspectos como la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Cuando sea necesario modificar la información asociada a un registro ya generado, no debería alterarse el original, sino generarse otro registro que complete, modifique o anule el anterior.
Por eso, antes de adaptar el sistema conviene revisar cómo se comunican la plataforma eCommerce, la pasarela de pago y el software de facturación, y comprobar que las operaciones quedan reflejadas correctamente en cada etapa.
También merece atención la información recogida durante el checkout. Datos como NIF, dirección fiscal, país de residencia o tipo de operación deben llegar correctamente al sistema encargado de emitir la factura.
Las devoluciones y reembolsos son otro punto importante. Si una operación requiere una factura rectificativa, el sistema debe conservar la relación entre los distintos registros sin permitir que el histórico original desaparezca o se modifique de forma silenciosa.
La automatización resulta especialmente útil cuando una tienda maneja un volumen elevado de pedidos. Las conexiones mediante API o integraciones nativas pueden facilitar que pedidos, facturas e información fiscal circulen entre sistemas sin tener que replicar los datos manualmente.
Hay varios puntos que conviene comprobar:
De hecho, incluso los sistemas que no funcionan bajo la modalidad VeriFactu deben tener capacidad para remitir electrónicamente los registros de facturación en los términos previstos por la normativa.
Además, las facturas generadas por estos sistemas deben incorporar determinada información mediante un código QR tributario, otro de los cambios que conviene tener en cuenta durante la revisión técnica.
También conviene comprobar que el software utilizado está preparado para generar los registros exigidos, gestionar rectificativas y mantener la trazabilidad de la información. Algunas soluciones de facturación, como TeamSystem Quipu, ya incorporan funcionalidades específicas para facilitar esta adaptación.
La transición no debería dejarse para el último momento. Antes de sustituir o modificar el sistema actual, resulta recomendable mapear el flujo completo de facturación, desde que entra el pedido hasta que la operación llega a contabilidad.
También puede ser útil realizar pruebas con pedidos reales o simulados: compras normales, devoluciones, reembolsos parciales, facturas nominativas o cambios posteriores. De esta forma es más fácil detectar desajustes antes de trabajar con todo el volumen de la tienda.
En este proceso, soluciones de facturación como Quipu pueden servir como una de las alternativas para centralizar la información y conectar la operativa del negocio con la asesoría, siempre que la configuración concreta se adapte a las necesidades y obligaciones de cada eCommerce.
Hay además un matiz importante en 2026: la propia Agencia Tributaria informa actualmente de una previsión de ampliación del plazo de adaptación de los sistemas informáticos de facturación, por lo que conviene comprobar el calendario oficial vigente antes de fijar una fecha interna definitiva.
Este contenido es posible gracias al apoyo de Quipu.
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