Por qué es importante la digitalización de facturas en las empresas

El mundo digital ha llegado para quedarse. Cada día son más las acciones que pueden hacerse prescindiendo del papel, ayudando a mejorar la gestión y reduciendo el impacto medioambiental que la generación de tanto documento puede ocasionar. En este sentido, la digitalización de las facturas es una tarea que toda empresa debe plantearse para poder mejorar en una gran variedad de aspectos.

Cuál es la diferencia entre una factura digital y una tradicional

Una de las principales diferencias entre ambos tipos de facturas es la agilidad del proceso. En el caso de las facturas tradicionales la generación de las mismas comienza mediante la introducción de los datos pertinentes en un programa. Posteriormente se deben imprimir las facturas y guardarlas en sobres para poder entregarlas a los destinatarios. Si cuando la factura se recibe se detecta algún error es necesario volver a entrar en el programa para poder hacer los cambios requeridos y volver a imprimir los documentos correspondientes. De esta forma, la cantidad de papel generado y el tiempo transcurrido para poder tener una factura sin errores se alarga.

En el caso de la factura digital el proceso se simplifica. La factura digital constituye una forma de pago modernizada, donde el tiempo para obtener un documento libre de errores se reduce considerablemente. Si una vez emitida la factura el destinatario detecta algún error no es necesario generar un nuevo documento, simplemente se debe modificar lo necesario de forma digital.

Actualmente existen numerosas empresas que permiten llevar a cabo este paso de digitalización como es el caso de Yooz, permitiendo a las empresas obtener todos los beneficios que la digitalización ofrece.

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Ventajas de la digitalización de facturas

Son muchas las ventajas que este paso hacia un mundo mucho más digitalizado ofrece a las empresas, pudiendo señalarse las siguientes:

• Reducción del espacio necesario de almacenamiento. Empleando las facturas digitales la cantidad de papel generado en el funcionamiento normal de una empresa se reduce. Por ello, no es necesario disponer de una gran cantidad de espacio para almacenar todo ese papel generado. Las facturas se guardan y conservan en formato digital en la nube, lo que también supone un ahorro considerable de papel.
• Ahorro de tiempo en la búsqueda de documentos. Buscar documentos físicos puede suponer un gasto considerable de tiempo. En el caso de realizar la digitalización de facturas buscar un determinado documento se convierte en una acción sencilla, simplemente escribiendo alguna palabra clave en el lugar de almacenamiento de dichas facturas se puede encontrar rápidamente lo que se busca, pudiendo descargarse lo necesario en cada momento.
• Aumento de la productividad. El funcionamiento del equipo financiero de una empresa, que ha llevado a cabo la digitalización de facturas, se vuelve mucho más productivo. Aumentando la seguridad de los documentos que se manejan y permitiendo un acceso sencillo en cualquier momento y lugar. La empresa se ahorra el coste de procesamiento de las facturas de forma manual.

Cómo realizar la digitalización de las facturas

Para poder llevar a cabo este paso en el funcionamiento de las empresas es necesario contar con un software que esté homologado por la AEAT (Agencia Tributaria). Son programas especializados que además de llevar a cabo la digitalización de facturas permiten otros usos que resultan de gran utilidad para las empresas.

Existen empresas que ofrecen este servicio y ponen a disposición de sus clientes softwares que permiten un paso de digitalización fácil y rápido, dando el salto de una forma cómoda, solamente aportando beneficios para las empresas.