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No importa cómo de organizado seas, siempre algo puede escapar de tu control: ya sea que un cliente olvide mandar la información que necesitas, que uno de tus empleados o compañeros de trabajo abandone la empresa súbitamente y no sepas dónde guardó los documentos, o simplemente se presenta un problema técnico que requiere una reformulación en equipo. Pero no te preocupes, que las herramientas de gestión de tareas podrán ayudarte ante estas situaciones.

Cómo pueden ayudarte las herramientas de gestión de tareas

Quizás pienses que las agencias de marketing no necesitan de herramientas de gestión de tareas, pero no hay nada más falso.

El no contar con la ayuda de un gestor de tareas es uno de los principales problemas que tienen que afrontar las agencias día a día, ya que les impide administrar adecuadamente su tiempo y por ende los proyectos se descuidan.

El gestor de tareas es una solución que permite organizar las tareas individuales y grupales de los equipos de las agencias de marketing, y por lo tanto mejorar el flujo de trabajo.

Si bien existen diferentes herramientas de gestión de tareas, hay características que deberían ser deseables a la hora de elegir una de ellas, por ejemplo:

  • No requieren intervención técnica: las soluciones SaaS se almacenan en un servidor externo, por lo que no es necesario actualizarlos.
  • Los documentos se encuentran accesibles para todos los involucrados: todos los archivos pueden guardarse de forma segura en la nube, y cada uno de los usuarios que tengan acceso a ellos pueden consultarlos, editarlos o clasificarlos de acuerdo con las necesidades de momento y permisos que se les otorguen.
  • Actualizaciones en tiempo real: cada uno de los miembros del equipo podrán seguir el avance del proyecto en tiempo real, estén donde estén, desde sus cuentas personales, y todas las acciones se sincronizan de forma automática.
  • Atender emergencias en cualquier momento: al administrar el proyecto vía online, los empleados pueden conectarse para trabajar en cualquier momento y lugar, así como atender emergencias de última hora.

Además, el usar un gestor de tareas ayudará a mejorar la productividad de tus colaboradores ya que evita la procrastinación al dividir los grandes objetivos en pequeñas tareas que evitarán posponer las decisiones, y en donde todos los empleados sabrán que hacer y cuándo hacerlo.

Ejemplos de gestores de tareas

Hay sistemas de gestión de proyectos que incluyen todas las funciones posibles, mientras que otros tantos se centran solo en funciones específicas.

La elección de cada uno dependerá de lo que tu agencia necesite para lograr finalizar los proyectos y gestionarlos de la manera más ágil. Estos son algunos de los mejores gestores de tareas:

Asana

Asana es una excelente herramienta de gestión de tareas que permite a los equipos de trabajo compartir, planificar y organizar el proceso de los proyectos en cada tarea que cada miembro del equipo está trabajando, y permite mostrar las tareas en la agencia de acuerdo con la fecha de vencimiento.

Se presenta como una app web muy fácil de utilizar, además de presentar un plan gratuito que incluye 15 miembros de trabajo, tareas y conversaciones ilimitadas y un escritorio básico.

Trello

Otra herramienta muy eficaz para la gestión de proyectos es Trello, cuyo diseño permite apreciar de un solo vistazo todas las etapas del proyecto en “cards” o tareas, que pueden reordenarse tan fácilmente como arrastrándolas y soltándolas.

Puedes tener tableros por separado para cada una de tus listas, incluir un planificador semanal con acciones por realizar cada día de la semana

Wrike

El software de gestión de proyectos Wire facilita la colaboración y la realización de proyectos al programar tareas y hacer seguimiento a los progresos. En su pantalla principal podemos ver el flojo de actividad con carpetas con diferentes archivos.

En la parte central encontrarás la actividad reciente, tanto propia como de los colaboradores, además de permitir la actualización de estado y adjuntar archivos, que tal como una red social nos permite comunicarnos fácil y efectivamente con todos los compañeros de trabajo.

Estos son tan solo unos ejemplos de herramientas para gestionar tareas que puedes utilizar para mejorar la eficiencia de tus proyectos.

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