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El formato PDF lleva 27 años entre nosotros. Sí, es un hecho, este tipo de documento ha cumplido casi tres décadas siendo una de las extensiones de archivo más populares, y la más utilizada para crear informes, enviar presentaciones o presentar documentación oficial. En este artículo te explicaremos qué es, cuáles son sus principales características y por qué ha tenido tanto éxito.

Qué es un PDF: características del formato

El PDF (Portable Document Format), cuyo origen data del año 1993, es un formato de archivo para documentos digitales, cuya característica principal es su funcionalidad multiplataforma. Un archivo PDF puede ser utilizado en cualquier sistema operativo sin que se modifique ni su aspecto, ni la estructura, a diferencia de otros documentos de texto que, cuando los envías se desordenan las páginas, se entremezclan los párrafos o muestran caracteres no legibles. Esta versatilidad es la clave de su éxito, ya que asegura a quien lo envía que su contenido va a ser recibido exactamente tal y como fue creado.

Quizá así entiendas por qué decíamos que es uno de los formatos más extendidos en internet para el intercambio de documentos, utilizado por todo tipo de personas, desde usuarios individuales a organismos oficiales y empresas. La mayoría de los trámites de la Administración Pública se realizan a través de documentos PDF. En muchas ocasiones, suelen venir acompañados de requisitos adicionales, tales como un tamaño máximo para el fichero, un orden específico para las páginas, o un formato diferente para poder hacer cambios en el archivo, entre otros. 

Los archivos PDF pueden contener cualquier combinación de texto, recursos multimedia (vídeos o sonido), enlaces, marcadores, botones que permiten interactuar, formularios, etc. Además, cuenta con la posibilidad de cifrar el contenido del archivo para protegerlo, e incluso firmarlo digitalmente.

5 ventajas del PDF respecto a cualquier otro formato

  • Multiplataforma: su contenido no se modifica en función del sistema operativo en el que se utilice
  • Puede incluir múltiples elementos como texto, imágenes, vídeo o sonido
  • Permite recoger información a través de formularios
  • Puede ser cifrado
  • Puede firmarse digitalmente

Herramientas de edición de archivos PDF

A pesar de que se trata de un formato muy conocido, a día de hoy, a muchas personas todavía se le resisten acciones tales como editar el texto de un documento PDF, firmar una página del archivo o, simplemente, realizar un cambio de formato hacia otra extensión. 

Existen multitud de herramientas en el mercado para tratar con estos archivos. Una de ellas es la que ofrece la web formatpdf.com, que pone a tu disposición todas las funcionalidades necesarias para realizar cualquier acción en un documento PDF. Desde su edición, hasta cambios de formato, pasando por firmas digitales, recortes o desbloqueos de protección. Es, en palabras de sus creadores, la «navaja suiza» del PDF. Así, FormatPDF permite realizar conversiones de PDF a cualquier otro formato (Word, Excel, JPG, etcétera), y viceversa. 

Está disponible en la nube de forma gratuita, sin necesidad de instalar ningún programa, de manera que tan solo con una conexión a internet es posible hacer cualquier cambio en un PDF. Independientemente del dispositivo en el que estés navegando.

Además de herramientas para edición de este tipo de archivos, también hay otras aplicaciones que te permiten abrirlos e interactuar con ellos. Algunas te permiten firmar documentos, abrir varios en distintas pestañas o dejar comentarios dentro del archivo.

Una de las aplicaciones más conocidas y utilizadas para la lectura de archivos PDF o su tratamiento es la de Adobe Acrobat. Esta herramienta cuenta con una versión gratuita con la que puedes manejar archivos PDF de gran tamaño. Tiene funciones como vista en pestañas para múltiples documentos, y compatibilidad con servicios de almacenamiento en la nube. Es muy útil, aunque es un software complicado de utilizar para algunas personas. Además, las opciones de edición están asociadas a la licencia de pago y esta tiene un precio elevado.

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