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Una de las tareas menos satisfactorias y más tediosas cuando gestionas un alojamiento turístico es la de gestionar correctamente el check in de los huéspedes. Y con correctamente nos referimos a estar dado de alta en la Guardia Civil o Policía Nacional, según te toque, enviarle religiosamente la información personal de cada inquilino y documentar durante al menos tres años esa info en un «libro-registro de viajeros». ¿A qué suena genial?

Repite eso: qué se debe hacer para un correcto registro de viajeros

La forma estándar, tradicional de hacerlo es:

  1. Te descargas la plantilla oficial del Ministerio de Interior, super friendly.
  2. Haces muchas copias y las numeras. Si eres super ordenado, hasta te montas un librito.
  3. Cada vez que viene un turista o viajero a tu establecimiento, debes pedirle su DNI o pasaporte para cubrir todos los datos que te pide. Ojo, no es solo el número, también fecha de expedición, que es lo que nadie se sabe y obliga a que siempre tengan el documento de mano.
  4. El huésped debe firmarlo
  5. Y ojo, esto debes hacerlo con todos los inquilinos de 16 años o más, no vale solo con uno. Cada uno en un papel diferente.
  6. Ese parte de entrada de viajeros debes guardarlo al menos durante 3 años, por si en cualquier momento te lo reclaman las autoridades.
  7. Además, y MUY importante, debes hacerlo llegar a Policía Nacional o Guardia Civil, según te toque, máximo 24 horas más tarde de que entren los viajeros. Puedes ir a llevarles una copia física (si estás loquísimo) o entrar en su aplicación web y volver a cubrir todos los datos a mano para pasárselos. En ese caso, irán sin firma del cliente, pero se acepta porque se supone que tienes en casa el original para que cotejen si lo necesitan (3 años, remember). Esta es la web de la Guardia Civil, muy 2002

Es, como ves, un sistema de gestión de la llegada de los inquilinos muy «siglo XX». Que en el día a día acaba provocando casuísticas de errores diversas:

  • Me olvido el papel del parte de entrada del hospedaje… así que no lo cubro
  • Uno de los viajeros no tiene el DNI a mano… así que no lo cubro más que de uno 
  • Lo cubro debidamente… pero me olvido de darlo de alta en la Guardia Civil o Policía Nacional
  • Lo cubro, lo envío…. pero no lo guardo debidamente y lo pierdo.

Y en general, como millenial, me parece un atraso esto de andar con papeles, doble cobertura de datos, etc. Esto se merecía una automatización del proceso y por fortuna… ¡EXISTE!

Cómo automatizar el registro de viajeros con Partee

Existe más de una, de hecho. Hemos encontrado dos: Partee y Chekin. Ambas hacen en esencia lo mismo y Partee es a día de hoy el doble de barato (1€ al mes por cada establecimiento), así que lo voy a ejemplificar directamente con Partee, que es la que uso.

Básicamente, Partee permite hacer todo lo anterior… sin papel, sin doble cobertura de datos y sin tener que cubrir formularios. Todo con el móvil.

Al registrarte en Partee y dar de alta un establecimiento turístico vas a integrar en la aplicación el usuario y contraseña de la Guardia Civil o Policía Nacional, según el caso. Eso se queda guardado. A partir de ahí, el proceso de registro de viajeros se convierte en lo siguiente:

  1. Cuando llega el viajero, abres la web en la parte del aplicativo (que puedes convertir en un icono en el móvil, como si fuese una app nativa). Normalmente, los datos de login ya estarán memorizados.Login de Partee
  2. En el siguiente paso escoges entre Nuevo Parte de Viajeros (el habitual, que harás con el inquilino delante) o incluso Nuevo check-in online (que podría hacer el viajero directamente sin ti).Nuevo parte en Partee
  3. Al escoger Nuevo parte de viajeros, ya cubre automáticamente fecha de entrada y número de parte. Clicas en nuevo viajero (una vez por cada huésped que tengas mayor de 16 años).Lector de documentos de Partee
  4. Ahí viene la primera magia: en vez de tener que cubrir los datos personales, puedes sacarle una foto a la parte trasera del DNI o al pasaporte y recoge automáticamente los campos necesarios. Y el inquilino solo tiene que firmar en el propio móvil, con el dedo, como cuando llega un paquete de una compra online.Firma del viajero en Partee
  5. Hecho eso… aceptar… y enviar. Enviar significa que Partee hace el envío en ese mismo momento a «las autoridades». Y para quedarte tranquilo de que todo va bien, te llegan dos emails: uno de la Guardia Civil confirmando que les ha llegado el nuevo parte de entrada de terroristas internacionales de viajeros y otro de Partee con el pdf del parte.

El documento queda alojado en la nube, en los servidores de Partee y podrás consultarlo/descargarlo cuando quieras. Aunque también te envían por email el pdf para que lo guardes o, si eres un loco-asesina-árboles-no-concienciado-ecológicamente, imprimirlo y guardarlo en papel.

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A mi, me ha cambiado la vida. Ha convertido un proceso tedioso en algo ágil que hasta queda bien delante del visitante (ahorra tiempo, transmite profesionalidad…). Espero que sea de utilidad para ti también ^^. Tienes un mes gratis de prueba, por si quieres ver cómo funciona…

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