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Estos últimos meses todos nos hemos visto obligados a trabajar desde casa, lo que ha supuesto un gran reto para las organizaciones. Ante esta crisis, el perfil de RR. HH. se ha alzado como una pieza imprescindible para gestionar la incertidumbre, el distanciamiento social y la frustración mientras seguía llevando a cabo procesos internos a distancia tan importantes como, por ejemplo, las evaluaciones de desempeño.

Gestión de personas en tiempos de distanciamiento social

Como director de marketing de Kenjo, un software de RR.HH. que ayuda a digitalizar el área de recursos humanos,  mi tarea es entender muy bien a nuestro buyer persona que no es otro que el director de RR. HH. Tras entrevistar y reunirme con muchos profesionales y analizar las necesidades de nuestros clientes de diferentes países en Europa y LATAM saco una conclusión: además de encontrarnos ante una revolución en la gestión de personas en remoto, también estamos frente a una revolución tecnológica de los RR.HH. que se ha visto acelerada por la crisis del coronavirus y que, además, es igual de profunda e importante que la anterior.

En este texto quiero profundizar sobre una de las soluciones más demandadas por los HR managers de pymes de toda Europa: los software de evaluación de desempeño. Es decir, una herramienta que permita generar una cultura de feedback continuo bidireccional (de empleado a manager y de manager a empleados) y de feedback 360º que, además, ayude a las empresas a trabajar por objetivos y a crear planes de formación específicos.

La importancia de evaluar el rendimiento de los trabajadores 

Sabemos que en España, históricamente, se ha tenido más en cuenta el número de horas trabajadas y no tanto el impacto del empleado sobre el negocio. Muchos empresarios se sienten más seguros al ver a sus trabajadores físicamente en la oficina y los evalúa, en ocasiones, por su predisposición a hacer horas extras. Sin embargo, la crisis de la Covid-19 ha puesto de manifiesto la incapacidad de muchos managers de gestionar a personas que no están presentes en la oficina.

La alternativa a estos métodos subjetivos y que, además, no sirven en los tiempos que corren es evaluar el rendimiento del equipo en base a objetivos claros y con planes de formación adaptados para alcanzarlos. Es aquí, por tanto, donde entra en juego un software de Recursos Humanos con soluciones de evaluación de desempeño como el que ofrece Kenjo. 

Los softwares de evaluación de desempeño permiten establecer un sistema justo y equitativo para valorar el rendimiento de los empleados de una empresa y, además, ejecutarlo de forma rápida y sencilla incluso a distancia.    

Este tipo de soluciones potencian la comunicación interna y ayudan a instaurar una cultura de feedback, transparencia, escucha activa… que favorece el buen ambiente laboral y la innovación. Además, los empleados se sienten más seguros de sí mismos porque saben si lo están haciendo bien o necesitan mejorar; y, por otro lado, el CEO tiene a su disposición una herramienta que le permite medir con precisión la productividad del equipo y tomar mejores decisiones para su negocio.

¿Qué funcionalidades esperar de un software de evaluación de desempeño?

A la hora de elegir un software de RR. HH. con la funcionalidad de realizar evaluaciones de desempeño es importante exigir unos requisitos mínimos, lo peor que te puede pasar es quedarse corto porque no has pensado en el factor escalabilidad. Para mí, estos son algunos de los imprescindibles:

  1. Antes de nada, define tu método de evaluación. Es decir, qué competencias vas a medir según el empleado, cada cuánto tiempo, qué metodología vas a emplear… Tener la tecnología sin saber qué proceso vas a llevar a cabo no es lo más eficiente. 
  2. Asegúrate de que el software te permite crear automatismos y enviar alertas para avisar a evaluadores y evaluados de cuándo preparar las evaluaciones de desempeño.
  3. Busca que tenga una matriz de talento; es decir, un dashboard que te ayude a localizar a los empleados que necesitan apoyo para mejorar sus competencias o, por el contrario, aquellos que demuestran que pueden ser futuros líderes. 
  4. Elige un programa que te permita crear un sistema de evaluación objetivo en el que puedas personalizar requisitos y competencias mínimas para definir la excelencia y las promociones. 
  5. Comprueba que puedes realizar cuestionarios personalizados para adaptarlo a las competencias que deseas evaluar o que cuentan con plantillas predefinidas. 
  6. Elige un software con el que puedas hacer seguimiento de los procesos de feedback e identificar a aquellas personas que no están al día con sus evaluaciones. 

¿Cómo implementar evaluaciones de desempeño de forma remota?

Desde Kenjo, hemos visto que muchos directores de recursos humanos y managers ante la necesidad de evaluar a sus empleados no disponen de información suficiente para evaluar a empleados en remoto. En muchos casos, al no estar familiarizados con este tipo de procesos y, además, no disponer de las herramientas necesarias puede parecer complejo. Sin embargo, no lo es. Solo hace falta adaptar ciertos pasos y apostar por un software de evaluación de desempeño. 

Establece objetivos

Cualquier proceso de evaluación de desempeño comienza por el establecimiento de objetivos que nos ayudarán a medir el rendimiento del empleado. Se trata de poner una meta alcanzable que nos sirva para evaluar el esfuerzo de cada profesional. Lo habitual es seguir el método SMART para que sean: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y en un período de tiempo. 

Gestiona las expectativas

Dick Grote, autor del libro “How to be good at performance appraisals”, recomienda organizar reuniones previas con cada uno de los empleados para, por un lado, definir sus objetivos y, también, explicarle cómo será el proceso de evaluación. “Esto produce una mejora inmediata del rendimiento porque todos los empleados saben lo que el jefe espera”, explica. 

Define indicadores de desempeño

Para mejorar el rendimiento de  un empleado es importante definir unos indicadores de evaluación de desempeño. Es decir, métricas clave que aporten información objetiva sobre su nivel de productividad, la calidad de su trabajo, etc.  

Con ello, se puede crear un dashboard de resultados y hacer un seguimiento detallado de la evolución de cada indicador. Algunos softwares de evaluación de desempeño incluyen esta funcionalidad.

Informa a los empleados con antelación

Unas dos semanas antes de la reunión de evaluación, avisa al empleado y reserva ese tiempo en ambas agendas. Invítale, además, a preparar una auto evaluación para que realice una reflexión previa sobre su trabajo realizado. Así, la persona estará mucho más preparada y tranquila. 

Además, una hora antes de la reunión envíale por correo electrónico una copia de su evaluación. De este modo, su primera reacción será en privado y sabrá qué esperar durante la sesión. 

Pide feedback a las personas de su equipo

Si utilizas un sistema de evaluación de feedback 180º o feedback 360º deberás escribir a diferentes personas del equipo para recibir sus comentarios. Lo habitual, en estos casos, es enviar emails a cada uno; sin embargo, a través del software de evaluación, podrás escribirles automáticamente y controlar fácilmente quién ha respondido y quién no. 

Organiza una videollamada

En épocas de teletrabajo, las evaluaciones de desempeño deben celebrarse a través de videollamada. Es importante que ambas partes se vean las caras para poder interpretar toda la comunicación no verbal de la otra persona. 

Registra toda la información

Dentro de tu software de evaluación, cada empleado cuenta con una ficha en la que ir almacenando toda la información recogida y los resultados obtenidos. De este modo, iremos creando un histórico que nos permitirá ver la evolución y los progresos de cada una de las personas del equipo. 

Concluye la evaluación con los próximos pasos

Es importante que, antes de dar por terminada la reunión, fijéis nuevos objetivos que servirán de referencia para la próxima evaluación. Es fundamental que el empleado esté a gusto y de acuerdo con ellos.

Kenjo software de RR. HH. con evaluación de desempeño

Kenjo es uno de los softwares de recursos humanos con evaluación de desempeño más potentes del mercado ya que ofrece la posibilidad de realizar evaluaciones 180º, 270ª y 360ª totalmente personalizadas y automatizables. 

Un software de evaluación de desempeño como el de Kenjo permite a las empresas mantener sus procesos de medición a distancia. Los empleados pueden seguir obteniendo feedback y la empresa mantener el ritmo de cara a la consecución de sus objetivos de negocio.

Además de contar con un módulo de Performance Review, nuestro software contribuye a la digitalización completa de los RR. HH. al tratarse de un programa todo en uno. ¿Esto que quiere decir? Que incluye funcionalidades específicas para las principales tareas que realiza este departamento. Esto no solo permite ahorrar hasta un 40% del tiempo de gestión, sino que además ofrece herramientas e información de valor para que el departamento gane peso estratégico dentro de la organización.

Si 2020 es el año en el que quieres digitalizar la gestión de personas, necesitas poner orden en la gestión de equipos en remoto y implementar un sistema de evaluación de desempeño prueba gratuitamente el software de RRHH Kenjo durante 14 días: 

 

 

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