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En época de COVID-19, los avances tecnológicos están más presentes que nunca y no cabe duda de que están facilitando el trabajo a muchas empresas y profesionales. Por ejemplo, la inevitable cancelación de eventos físicos está provocando que las herramientas para eventos virtuales ganen fuerza y popularidad a pasos agigantados como una excelente alternativa.

Qué son las herramientas para eventos virtuales

Las herramientas para eventos virtuales sirven para organizar eventos o reuniones en un entorno virtual o 3D. Permiten conectar a cientos de personas, la cuales pueden interactuar- con voz y movimientos- en un entorno virtual que simula ser físico, pero que adopta cierta apariencia similar a la de un videojuego.

Un evento virtual suelen ser muy interactivo y puede conectar a cientos de personas al mismo tiempo desde múltiples dispositivos en un mismo lugar virtual. Incluso, los eventos virtuales puede complementar a las reuniones físicas para mejorar el impacto entre los asistentes e impulsar el engagement. Por eso las herramientas para eventos virtuales optimizan este tipo de reuniones y hacen que la experiencia sea lo más inmersiva posible para los usuarios.

Los eventos virtuales se suelen convocar para todo tipo de actos: ferias, conferencias, reuniones de ventas, convenciones, jornadas de puertas abiertas en universidades y un largo etcétera. En concreto para las empresas es una oportunidad realmente interesante para realizar presentaciones o sesiones de tipo interno.

Las ventajas competitivas de realizar eventos virtuales

A pesar de que siempre serán preferibles los actos de tipo presencial, con los eventos virtuales se pueden obtener varias ventajas competitivas:

Los eventos virtuales son, efectivamente, más baratos

Una de las ventajas más obvias. Los eventos virtuales suponen una reducción de gastos considerable, tanto para los organizadores como para los asistentes. Por una parte se ahorra en desplazamientos y hoteles, además de que la propia organización no tiene que preocuparse de colocar un stand o buscar un espacio físico donde llevar a cabo el acto. De esta manera también se obtienen márgenes de beneficios más altos porque los gastos de organización serán menores.

Aumentan el área geográfica y el número de asistentes

Los eventos virtuales no tienen limitaciones geográficas, por lo que los actos se pueden difundir mejor alrededor del globo y tener también un carácter más internacional. No solo eso, debido a que su coste es bastante más inferior a la de un acto normal, se puede realizar, si se desea, varias veces al año. Lo que puede significar un aumento de la fidelidad del público de estos actos.

Refuerzan la red de contactos

Hay que tener en cuenta que los eventos virtuales son algo más que unos vídeos o conferencias online dirigidas a un grupo de gente. Están concebidos sobre todo para potenciar el networking, para que las marcas puedan reforzar su red de contactos que le ayuden a generar oportunidades de negocio.

Se puede medir en resultados muy precisos

Otro de los grandes beneficios de los eventos virtuales es que se pueden obtener datos muy precisos sobre la afluencia o las características concretas de la audiencia asistente al acto. Métricas que se pueden analizar para mejorar, por ejemplo, futuras convenciones. Las plataformas para los eventos son una herramienta esencial para esto.

9 herramientas muy interesantes para realizar eventos virtuales

Vamos con algunos ejemplos. Te presentamos, por orden alfabético, algunas de las plataformas que te permiten organizar eventos virtuales muy profesionales.

Eventtia

Eventtia es un software de gestión de eventos que, además de ser muy útil a la hora de organizar un evento, permite vincularse con plataformas de streaming para la celebración de eventos digitales. Además, han desarrollado su propia tecnología para que los asistentes puedan construir relaciones de negocios a través de la plataforma de matchmaking online.

Hopin

Hopin , uns startup con sede en Londres, tiene como objetivo replicar la experiencia y los beneficios de asistir a una conferencia sin los gastos y otros obstáculos como los viajes, la logística y el impacto ambiental. La gente quiere ir a conferencias para conocer a otros, no solo para ver presentaciones. Esta herramienta utilizada para todo tipo de eventos digitales, también está pensada para eventos híbridos.

 

INXPO (Intrado)

Entre sus múltiples funcionalidades, la plataforma de eventos virtuales INXPO, adquirida por Intrado, permite elegir el tipo de espacio o recinto que mejor se adapte a los objetivos del evento en cuestión. Ya sea un salón, un aula, un recibidor, una sala de reuniones, un auditorio, etc. También los espacios adaptan su dinámica a los eventos y se pueden configurar para realizar juegos o realizar encuestas de feedback.

Los organizadores de los eventos tienen a su disposición un espacio universal donde lo pueden configurar todo a su manera o utilizar una configuración predefinida. Pueden integrar logos en la zona de imágenes de branding o anuncios en los espacios publicitarios. Estos anuncios se pueden vincular a patrocinadores o a otros espacios virtuales.

iVent

De momento iVent es la única herramienta para eventos virtuales con sede en el Reino Unido. Además de organizar eventos virtuales, están especializados en eventos híbridos, que es la combinación del evento físico con la experiencia virtual. Los eventos híbridos suelen funcionar muy bien en lanzamientos de productos, grandes conferencias o reuniones basadas en presentaciones.

Feria gastronómica virtual con Ivent

El proceso es bastante sencillo. El promotor del evento primero organiza el evento físico de la forma habitual. Luego, el día del evento, los técnicos de iVent configuran la plataforma online en la medida de lo necesario para que los asistentes remotos puedan acceder sin problemas. Todo el contenido del evento en vivo se puede grabar y almacenar para verlo una vez que haya finalizado.

En este tipo de eventos híbridos, iVent se encarga de la filmación y la integración virtual. El vídeo se transmite online y los asistentes virtuales pueden participar en cualquier discusión como lo harían si estuvieran asistiendo físicamente. Además, ambas audiencias pueden interactuar entre ellas como lo harían en un evento tradicional. Pueden ver el CV de cada uno, enviarse mensajes, chatear por audio o vídeo y participar en debates.

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MeetMaps

MeetMaps lleva organizando eventos virtuales desde 2013. Desde Barcelona han creado un software all-in-one con el que crear eventos digitales para todos los sectores. Entre las funciones que incluye está el streaming para las ponencias; chat de grupo y votaciones en directo para que los participantes puedan preguntar y hacer votaciones libremente al experto a través de sus móviles; agenda privada con sesiones paralelas en streaming y reuniones 1to1 por vídeo para fomentar el networking.

 

MeetYoo

MeetYoo es una empresa alemana que organiza eventos virtuales de cualquier tamaño. Los stands de exhibición están en una sala y están diseñados en función de la imagen corporativa de la empresa. Para eventos con empresas diferentes, cada mostrador está diseñado por separado.

Interfaz de evento virtual con MeetYoo

Asimismo, cuentan con varias opciones de comunicación para que los usuarios puedan interactuar entre ellos. Por ejemplo: chats individuales o de grupo, videochats, encuestas o rondas de preguntas y respuestas. Por otra parte, cuenta con un sistema de métricas para analizar los resultados de eventos, ya sea agrupando visitantes en grupos o evaluando los datos de cada visitante de forma individual.

vFairs

vFairs lleva en funcionamiento desde 2010 y está especializada especialmente en ferias. La interfaz de inicio es muy informativa y ayuda a los asistentes a entender bien cómo funcionará el acto. Cada usuario debe registrarse para aparecer en una especie de recibidor 3D donde va siendo guiado por cada una de las secciones del evento.

A medida que los visitantes se mueven por el entorno virtual se van encontrando con stands de información a los que pueden acudir si no están seguros a dónde ir. Estos mostradores constan folletos, imágenes, vídeos, etcétera para que los propios visitantes se informen. Y si esa información les resulta interesante la pueden guardar en un maletín virtual.

Virtway

Para Virtway, el juego es uno de los métodos más efectivos para atraer a la gente, por lo que considera que el entretenimiento es un elemento importante a la hora de realizar eventos virtuales. Su plataforma permite interactuar de manera divertida con avatares 3D que se pueden configurar y personalizar al gusto de cada visitante.

Por eso, Virtway es una opción muy interesante para impartir formación online. En este caso se sumerge a los usuarios en un espacio de aprendizaje virtual en grupos donde son representados por su propio avatar y participan en dinámicas de juego de roles o mismo en simulaciones de procedimiento. Esto permite que las empresas puedan realizar cursos o actividades formativas con un enfoque totalmente nuevo. La eficiencia educativa se incrementa porque el usuario puede interiorizar los contenidos de forma natural.

Walcon

Con tecnología Made in Spain, Walcon están especializados en la organización de eventos en Realidad Virtual. Con su tecnología, crean entornos virtuales que reproducen los espacios y funcionalidades de las ferias o eventos, donde visitantes y expositores se introducen en estos entornos mediante un avatar digital que les permite comunicarse por voz o chat con todos los asistentes.

 

 

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