Rafael Sotelo
La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencias para lograr objetivos específicos de un proyecto y dentro de unos parámetros acordados dentro de la empresa. Su gestión, por supuesto, está limitado en unos tiempos y en función de cada project manager.
Un factor clave que distingue a la gestión de proyectos de una simple «gestión» es que tiene este límite temporal (fechas límite). Debido a esto, un o una profesional que esté a cargo de un proyecto necesita una amplia gama de habilidades; a menudo habilidades técnicas, y ciertamente habilidades de gestión de personas y buena conciencia empresarial.
La importancia de la gestión de proyectos en las empresas
La gestión de proyectos es una poderosa herramienta empresarial que puede ofrecer muchas ventajas a empresas de todos los tamaños. Brinda procesos, pautas y técnicas repetibles para ayudarlo a administrar las personas y el trabajo involucrado en sus proyectos. Puede aumentar sus posibilidades de éxito y ayudarlo a entregar proyectos de manera consistente, eficiente, a tiempo y presupuesto.
La principal ventaja de la gestión de proyectos es que ayuda a gestionar los proyectos de manera efectiva, lo que le permite resolver los problemas más rápidamente. Se necesita tiempo y dinero para administrar un proyecto, sin embargo, seguir las buenas prácticas pueden ayudar a que su gestión se haga más fácil:
- Mejora las posibilidades de tener un buen resultado
- Se obtienen nuevas perspectivas del proyecto
- Ayuda a priorizar los recursos de la empresa y a garantizar su uso de forma eficiente
- Ayuda a mejorar el presupuesto con precisión desde el principio así como a cumplir con el cronograma y mantener los costos y recursos al presupuesto
- Mejora la productividad y la calidad del trabajo
- Fomenta la comunicación entre el personal, proveedores y clientes.
- Satisface las diversas necesidades de las partes interesadas del proyecto
- Disminuye los riesgos de que un proyecto falle
- Aumenta la satisfacción del cliente
- Ayuda a obtener una ventaja competitiva y a aumentar su rentabilidad
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal, que tiene un definido:
- alcance – tamaño, objetivos, requisitos
- recursos – personal, equipo, material
- tiempo: inicio y finalización, duraciones de tareas, dependencias, etc.
- dinero – costes, contingencias y ganancias
La dirección del proyecto supervisa la planificación, organización e implementación de un proyecto. Si bien cada proyecto será único y puede necesitar soluciones específicas para tener éxito, algunas plantillas y herramientas básicas de administración de proyectos pueden ayudar a administrar tus proyectos.
Ventajas de tener un Project Manager
El o la gerente de proyecto es el punto focal de cualquier proyecto. Actúa como un vínculo vital entre el personal, las partes interesadas y el grupo directivo del proyecto.
El gerente del proyecto es responsable de asegurarse de que un proyecto sea planeado, desarrollado, implementado, controlado y cerrado. Un gerente de proyecto:
- Construye un equipo de proyecto
- Realiza un plan de proyecto con detalles de tareas y actividades específicas
- Comprende las dependencias entre el proyecto y sus tareas.
- programa actividades del proyecto y agrupa tareas dependientes en procesos más grandes
- Define los objetivos del proyecto
- Idea una estrategia y mapear las entradas, recursos y salidas del proceso
- Mantiene registros detallados del proyecto
- Controla la implementación del proyecto, incluidas las solicitudes de cambio
- Responde a los cambios mediante la participación del personal, las partes interesadas y los clientes
- Identifica y mitiga los riesgos del proyecto.
- Se comunica con todos los involucrados en el proyecto
- Entrega los entregables al cliente o clientes
Para proyectos pequeños, es común que los PM asuman el rol temporal de un gerente de proyecto, ya sea como comisión de servicio por tiempo limitado o junto con su rol diario.
Si un negocio carece de habilidades de gestión de proyectos internamente (algo que se necesita actualmente ya que con la Transformación Digital, las empresas necesitan personal con una formación en Project Management, la solución más eficaz es contratar uno.
¿Qué buscan las empresas cuando contratan un Project Manager?
Cuando una empresa quiere un PM, consideran las necesidades de un proyecto, incluido el tiempo y los recursos necesarios para administrarlo. Un Project Manager generalmente no participa directamente en las actividades que producen el resultado final, sino que impulsa el progreso y gestiona los procesos del proyecto. Por lo tanto, esta persona debe estar bien formada y tener una especialización concreta en Gestión de Proyectos.
Hoy en día, con la digitalización de las empresas que todavía no se han modernizado y con la evolución de las empresas que ya se sumaron hace años a la transformación digital, la presencia del Project Manager es esencial en los negocios. Para cubrir estas demandas, la formación juega un papel muy importante y que marca la diferencia.
Imagen: Depositphotos
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