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El sector de los eventos también sufre la consecuencias del Coronavirus. Muchos han tenido que suspenderlos, cambiarlos de fecha o renovarse y digitalizarlo. En este capítulo nos hemos acercado a un caso de una empresa dedicada 100% a los eventos muy centrados en la experiencia presencial y ver cómo lo convierten en una experiencia virtual.

Digital 1to1 organiza eventos muy centrados en los encuentros directos lejos del centro con un entorno inmersivo para hacer relacional de calidad. Ahora está preparando su primer Virtual 1to1, la edición europea de su evento, 100% a distancia, el 16 y 17 de junio. Vamos a aprender mucho sobre esto con su CEO, Conchi García.

Entrevista a Conchi García (Digital 1to1)

6:40 Si en algo acertó el Digital 1to1 fue en los lemas de su rebranding del año pasado: el evento ha muerto, el congreso ha muerto… leído ahora parece premonitorio. Para quien no los conozca, cuéntanos qué “eran” los Digital 1to1 “antes del coronavirus”.

Eran y son. En el 2010 lanzamos una feria de comercio electrónico. Al tiempo nos dimos cuenta que no era lo más productivo. Yo ya conocía ese formato y sus puntos de vista, y nunca nadie está del todo contento. Por eso cuando comenzamos a pensar en un nuevo formato dejamos atrás esos problemas y nos quedamos con lo que sí funciona.

Así formamos lo que es ahora 1to1, una reunión de varios profesionales. Unos tienen necesidades tecnológicas, otros proveen esos servicios y nosotros como organización maximizamos el tiempo de todos los que están allí con citas personalizadas y atendiendo a toda la información que nos dan. Ahora los eventos del Digital 1to1 son muy eficientes, hacen agendas y reuniones muy productivas a medida, todo con una capa humana basada en un network preconducido. Uno hace negocios con quien tiene confianza y quieres que esté humanizado. 

14:32 El último de ese estilo se celebró a principios de marzo en Barcelona. ¿Cómo vivisteis esas semanas previas y el propio evento? ¿Llegó a estar en riesgo la celebración?

No tuvimos sensación de que no se celebrase, aunque sí que tuvimos algún asistente que canceló su asistencia. Pero sobre todo,  nos preocupaban los que asistían de Italia por si podían o no venir. De aquella aún no teníamos protocolos ni directrices de actuación: qué hacíamos con ellas por si había que hacer test, aislarlos, si uno de ellos se encontraba indispuesto o cómo lo podríamos gestionar. Como organizadores, nuestro deber es tener a todos los invitados seguros. 

17:00 Y después, bueno, ya todos sabemos la que se nos vino encima, estado de alarma y confinamiento. A vosotros os pilló en un año especialmente intenso, con varios eventos nuevos verticales a celebrar. ¿Cómo habéis ajustado la agenda? 

Desde que comenzó el confinamiento pasó un mes hasta que conseguimos reubicarnos. Hemos trabajado mucho internamente sin ser demasiados optimistas. Por la responsabilidad que me toca hay que ser prudente y hemos hecho un plan adecuado a las circunstancias.

Nuestro siguiente evento era en mayo, que era de logística. De momento lo tenemos en la nevera, junto con otros a esperas de cuándo se podrán celebrar en las condiciones óptimas de seguridad, esperemos que a finales de año. El de finales junio lo haremos, pero no de forma física, será virtual. Tenemos un formato muy novedoso que adoptaremos para otros eventos, enfocado en el futuro.

Digital 1to1 lanza Virtual 1to1, un evento de eCommerce 100% online con directivos de toda Europa

23:06 ¿Cómo se convierte un evento TAN centrado en el relacional cara a cara en un evento virtual?

No ha sido nada fácil. Lo natural para nosotros, al igual que con los eventos físicos, es tener la parte de agenda muy optimizada para aprovechar al máximo el tiempo de los asistentes. En esta ocasión la hemos basado en una herramienta inteligente y cuestionarios profundos a los asistentes para poder emitir las citas. Así que va a ser muy parecido a como era antes y la formas de hacer las citas serán como siempre, entrando por videollamada en esta ocasión.

La ejecución de la citas y networking será complicada por la atención de la persona, cuando vienen al evento se le está sacando de su círculo de confort y va a un sitio donde la dinámica es intensa. Pero desde casa no podemos transmitir eso, nuestro mensaje es concentrar más toda la actividad. Intentaremos hacer actividades y que sea de largo tiempo para que puedan interactuar y conocerse entra ellos. Con mañanas de citas y tardes de networking.

30:00 ¿Qué le aporta a un eCommerce tener videollamadas en el Digital 1to1, cuando puede hacerlas directamente por su cuenta?

Todos tenemos posibilidad de organizar nuestras propias citas y organizar llamadas, y tenemos miles de contactos. Pero eso no quiere decir puedas agarrar el teléfono y te compren un servicio, para empezar porque ni siquiera sabes que proveedor podría solucionarte el problema. Nosotros os preguntamos por los intereses de cada uno de los asistentes para buscar y acelerar sus negocios. Somos eficientes y te organizamos citas comerciales de tu interés. Te ahorramos ese trabajo. 

32:31  ¿Es realista pensar el retener la atención de alguien 2 días seguidos? ¿En un evento así no hay mayor riesgo a que la gente vaya “picoteando” con sus tareas diarias y la atención al evento sea menor?

La idea de transformarlo en digital es concentrando aún más la actividad. Hemos preparado citas de negocio concentradas de 15 minutos y en batería, una detrás de otra. Nuestra filosofía no cambia, se trata de ser eficientes y vamos a hacer mucho trabajo para que tengan las mejores citas posibles. Lo que pedimos a cambio es que el asistente se porte profesionalmente y atienda sus citas. Nosotros resolveremos todos los problemas que puedan surgir. 

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34:34 Se está empezando a ver eventos que hacen entornos a lo Second Life, de avatares en 3D, salas virtuales, a lo Fortnite. ¿Os planteasteis crear algo de ese estilo?

No. Nuestra herramienta no es tan plana como un usuario con foto, pero tampoco tan compleja como uno con avatar. Las herramientas que hemos visto sobre esto no van acorde a los objetivos que queremos conseguir. Nuestro objetivo es la eficiencia y que sea fácil la integración de cara al usuario y fácil entrar, llegar, moverse y que fluya la conversación entre asistentes.

No digo que no exista una tecnología buena para hacerlo, pero en nuestro caso, no teníamos en el mercado un producto accesible que fuera apropiado para este servicio que buscamos. Date cuenta que son más de 300 personas conectadas a la vez y cada una desde un punto diferente, debe ser sencillo y la conexión debe ser fuerte, con una herramienta que funciona muy bien y nos asegure que podamos tener un absoluto control de todo lo que pasa, con posibilidad de intervenir cuando nos necesitan. 

Después de una larga curación de herramientas y un poco de estudio de cómo es la experiencias de usuario en las mismas, lo tenemos bastante trabajado y hemos dado con la mejor solución para el asistente y para nosotros como organización.

38:48 ¿Cómo están recibiendo vuestros partners el cambio? 

Sorprendentemente bien. Tengo que agradecer que muchas marcas sin conocer como es el evento virtual, nos dan su confianza. Al final todos necesitamos seguir trabajando, como lo que hacemos es intermediar para que se produzcan negocios, nuestra actividad sigue siendo una necesidad. Si no puedes hacerlo físicamente, buscas soluciones como la nuestra de volcarnos al digital.

41:40 ¿Qué crees que pasará con el ecosistema de eventos, este giro a lo virtual se consolidará,o estaremos esperando agazapados a volver a los networking presenciales así que nos dejen?

Es difícil saber qué pasará, ubiquémonos con seguridad en el 2022. Para que algo cambie tiene que verse una situación que dure mucho tiempo, sino las personas tenemos amnesia y volvemos a la situación a la que estábamos antes, olvidando todo lo que ha pasado.

Si la situación persiste, habrá un cambio palpable. Si volvemos a como estábamos antes, probablemente no cambie nada.  Adoptando nuevas costumbres y formas de trabajar. Nosotros nos hemos preparado para una oferta híbrida manteniendo el calendario de eventos que teníamos previsto. Estoy preparada para todos los escenarios, pero estamos enfocados a juntar el mundo online y offline.

Pero una cosa hay que tener clara, pase lo que pase somos humanos y todo lo que sea las relaciones personales no se van a acabar nunca. 

 

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