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Las empresas tienen que automatizar sus procesos para ser más eficientes, y los eCommerce no son una excepción. Aunque los ERP son los sistemas más utilizados, hay otras herramientas sectoriales o para pymes que no quieren gastar mucho dinero. El software para la gestión de gastos de trabajadores, también denominado nota de gastos, es una de estas opciones. Te explicamos con más detalle en qué consiste y por qué es necesario en las pymes. La eficiencia es imprescindible y, por ese motivo, todo lo que te facilite conseguirla es positivo.

Qué es y qué te puede proporcionar un software para gestión de gastos

La funcionalidad del software para gestión de gastos es clara, controlarlos. Esto significa que los trabajadores que declaren gastos por sus actividades tendrán que enviar las facturas o datos a través de este sistema. 

Por ejemplo, los trabajadores de algunas empresas tienen derecho a dietas por desplazamiento. Cuando estos trabajan todos los días, generan una gran cantidad de facturas; esto se multiplica si hablamos de directores comerciales. Por lo tanto, tener un control puntual de este flujo es imprescindible para las compañías. 

Qué es un ERP: por qué tu empresa lo necesita

La principal consecuencia de trabajar así es que se reduce el fraude. No en vano, las empresas controlarán al momento toda factura por comidas, desplazamientos o alojamientos. Si se percibe alguna anomalía, es más fácil cortar de raíz al principio. Podrás hacer cálculos de cuánto y cómo gasta cada trabajador en este tipo de cuestiones. Además, el simple hecho de utilizar este tipo de software tendrá un efecto disuasorio. 

Otro aspecto no menos importante está en saber cuánto gastamos de media en este tipo de cuestiones. Si lo que estás buscando es optimizar tu estructura de costes, es evidente que te interesará tener un control exhaustivo. Esto es fundamental para planificar gastos futuros y evitar sorpresas desagradables en la cuenta de resultados. 

Por otra parte, este tipo de software se puede utilizar en todo tipo de empresas. En los eCommerce también es conveniente si tienes comerciales en nómina o si tienes que declarar gastos propios como autónomo. El software de nota de gastos es una forma de tener un control puntual, también en estas empresas.

Herramientas populares de software para gestión de gastos

Hay prácticamente una herramienta de software de gastos para cada tipo de empresa. En función de las características de cada caso, el software de nota de gastos incluirá otros aspectos. Todos estos programas tienen en común gestionar el registro de datos de gastos de empleados. Enumeramos algunas de las más populares y mejor valoradas por los usuarios:

  1. Billbeez
  2. Complete Claims
  3. ExpenseNet
  4. Expensya
  5. FileHandler
  6. Powersuite Claims
  7. Replicon Expenses
  8. Rydoo
  9. Spendesk
  10. Temnet

Conclusión

El software para gestión de gastos está concebido para que ganes en eficiencia. Si tienes en cuenta que algunos gastos son difíciles de calcular o crees que puedes optimizarlos, con esta herramienta resulta mucho más sencillo. La tendencia a medio plazo es que las pymes utilicen este tipo de software. 

 

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