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Para cualquier empresa o negocio, una buena atención al cliente, un manejo eficiente de la información y un correcto flujo de trabajo entre los diferentes equipos que la conforman, son aspectos claves para su crecimiento. Y aunque en un primer momento todos estos aspectos sean manejables, a medida que la empresa vaya creciendo, la densidad de trabajo e información a manejar lo harán también.

Por esta razón los softwares de gestión y planificación, como los CRM o ERP, han tomado gran importancia para cualquier tipo de negocio, sea grandes empresas o pymes. Estos dos tipos de herramientas pueden llegar a confundirse, ya que comparten una similitud en el aspecto de impulsar el crecimiento y la productividad de una empresa. Sin embargo cuentan con funciones y características particulares que les diferencian y les relatan con distintos aspectos del modelo de negocio.

Dicho esto, vamos a hablar un poco sobre qué son y cuál es la utilidad de cada uno de estos sistemas, para así poder entender cuándo usar cada uno y cómo conseguir el mayor provecho de estos para la empresa.

Qué es un CRM y cuál es su importancia

Los sistemas de Gestión de Relación con el Cliente, CRM por sus siglas en ingles, son softwares diseñados para impulsar la capacidad de un negocio o empresa, teniendo al cliente como foco. Es decir, el CRM es un sistema que se encarga de reforzar, agilizar e impulsar los procesos de venta, marketing, atención al cliente y de comunicación entre los diferentes contactos y clientes de una empresa.

De tal manera las herramientas de CRM permiten llevar una gestión más organizada, eficiente y automatizada, de todos aquellos procesos comerciales dentro de la empresa que se relacionen con una interacción con el cliente final, proveedores o socios. De esta forma permiten coordinar esfuerzos entre todo el equipo comercial, reducir su carga de trabajo, automatizar tareas (como el envío de emails, por ejemplo), a la par que ofrece información más específica y completa para el análisis de los resultados y el planeamiento de nuevas estrategias de negocio a partir de ello.

Por ello, los CRM son una solución especialmente útil para los eCommerce y las startups, aunque de igual forma, ofrece una herramienta muy completa para cualquier tipo de empresa. En este sentido, Pipedrive, Salesforce o Hubspot son algunos de los sistemas de CRM más relevantes en el mundo digital actual.

En el caso de Pipedrive, la hemos probado para hacer un vídeo didáctico en Youtube y nos han planteado una oferta especial para los lectores de 1 mes de prueba gratuita (normalmente es 14 días) y 25% de descuento en la primera compra. Puedes aprovecharlo en este enlace.

Qué es un ERP y para qué sirve

Ahora bien, ya que hemos visto de qué tratan los CRM, hablemos un poco sobre los ERP, o sistemas de Planificación de Recursos Empresariales. Aunque su nombre pueda indicar que se tratan de herramientas complicadas, los software de ERP cumplen una función general bastante simple: optimizar las gestiones internas de una empresa, englobando e integrando diferentes áreas como marketing, logística, contabilidad, facturación, clientes, proveedores…

Los ERP ofrecen un medio para centralizar y administrar la información y los procesos de los diferentes departamentos de una empresa. Es un tipo de software diseñado especialmente para ubicar los aspectos a mejorar en las cadenas de trabajo de una empresa, las pérdidas de productividad y las fallas operacionales en una empresa y mejorarlas. Entre las tareas controladas a través de un ERP están el inventario de productos, contabilidad y finanzas, gestión de nóminas, control de ventas…

Gracias a estos sistemas las empresas pueden automatizar procesos dentro de los diferentes estratos de la compañía, optimizando los flujos de trabajo. Así mismo también permite crear un ambiente de competencia y adaptabilidad gracias a la centralización de la información. Estas acciones en conjunto ofrecen además un medio de ahorro para la empresa al reducir gastos por medio de la optimización y automatización de procesos.

De tal forma, estos sistemas se plantean como una herramienta indispensable para cualquier empresa, con un enfoque particular en los departamentos financieros, de producción o de gestión de recursos, ya que estos serían los más beneficiados con las funciones que incluye este software. Dentro del panorama digital actual Oracle Netsuite, Holded y Microsoft Dynamics, son algunos de los principales sistemas de ERP.

En resumen: principales diferencias

Como ves, ambos tipos de herramientas comparten características en común, como el permitir un ahorro sustancial de tiempo en base a la automatización de tareas. Si nos centramos en comparar las diferencias entre ambos, podemos resaltar:

  • Un CRM está pensado para empresas de cualquier tamaño: desde pequeñas con pocos clientes a grandes compañías con un importante volumen de trabajo comercial. El ERP es una herramienta mucho más orientada a empresas medianas y grandes, con múltiples departamentos diferenciados y que requieren de coordinación. Suele implicar un coste de puesta en marcha mucho mayor que el CRM.
  • Los CRM son sistemas pensados para controlar la relación con los clientes y mejorar los procesos comerciales, mientras que los ERP se orientan a los procesos internos de la compañía, en entender cómo se relacionan entre ellos, con especial foco en finanzas y productividad
  • Los CRM están altamente orientados a ventas y marketing, mientras que los ERP pueden ser utilizados por múltiples departamentos dentro de la empresa
  • El CRM ayuda a valorar el potencial de las futuras operaciones comerciales y descubrir oportunidades de negocio, mientras que el ERP ayuda a valorar la eficiencia de los procesos internos.
  • Los CRM permiten comprender cómo se relaciona la empresa con sus prospectos y clientes, mientras que los ERP ayudan en el planteamiento de estrategias de negocio más amplias.

Imagen: Depositphotos

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