Cuáles son las obligaciones legales y fiscales de los autónomos: la guía práctica que necesitabas (de verdad) [2023]

¿Qué pinta una guía de obligaciones legales y fiscales de los autónomos en Marketing4Ecommerce? Pues muy sencillo: porque tanto en el sector del marketing como en el del eCommerce los autónomos, como quien escribe estas líneas, somos legión. Además, las ayudas del Kit Digital incluyen entre sus requisitos, tanto para los autónomos agentes digitalizadores como los que son beneficiarios de la ayuda, estar al corriente con esas obligaciones, así que no está de más recordarlo. Por otro lado, el 2023 ha traído bastantes cambios al respecto, sobre todo en lo referido a las cotizaciones a la Seguridad Social.

Estar al día de las obligaciones legales y fiscales de los autónomos no es tarea fácil. Cada año hay cambios en el IRPF, el IVA, las cotizaciones a la Seguridad Social… y de la mayoría de ellos no van a tener a bien informarte. Ese es uno de los muchos aspectos en los que los autónomos españoles miramos con envidia a nuestros colegas de otros países europeos, que lo tienen mucho más fácil que nosotros y, en muchos casos, la factura fiscal y laboral les sale bastante más barata.

Da igual que seamos un colectivo integrado por más de tres millones de personas y que generemos alrededor de 900.000 puestos de trabajo. A efectos fiscales, ser autónomo te convierte automáticamente en sospechoso de cometer algún tipo de fraude. Ojalá el celo con el que la Agencia Tributaria nos supervisa (pocos autónomos en este país se libran de recibir requerimientos de Hacienda para que justifiquemos hasta la marca de papel higiénico que utilizamos) se trasladara a las grandes empresas, pero la cosa es muy sencilla: no tenemos el poder que tiene una gran empresa, y no me refiero solamente al económico.

Para las organizaciones empresariales los autónomos somos los primos pobres, esos a los que, en las familias bien, se mira de reojo en las reuniones familiares porque nuestro coche tiene más horas de vuelo que el Halcón Milenario de la Guerra de las Galaxias y no contamos anécdotas graciosas sobre nuestras vacaciones en las Seychelles. Para las organizaciones sindicales no existimos o nos meten a todos en el saco de los sádicos empleadores que, al parecer, disfrutamos maltratando a nuestros trabajadores. Y para el gobierno, sea del color que sea, somos el limón al que exprimir porque saben que no iremos a la huelga (no nos lo podemos permitir) y que carecemos de la fuerza negociadora suficiente.

La gran empresa y el primo autónomo

A ver, que me disperso. Vamos allá con las obligaciones legales y fiscales de los autónomos, con las novedades del 2023.

Índice:

• • Obligaciones legales y fiscales de los autónomos: las 10 cosas que tienes que hacer para tenerlo todo en regla
    • Darte de alta en el censo de Actividades Económicas  de la Agencia Tributaria
    • Darte de alta en la Seguridad Social
    • Llevar un registro de facturas emitidas y otro de facturas recibidas
    • Presentar trimestralmente tu declaración de IVA
    • Presentar trimestralmente tu declaración de retenciones de IRPF
    • Presentar trimestralmente una declaración informativa de operaciones intracomunitarias
    • Presentar anualmente una declaración-resumen de IVA
    • Presentar anualmente una declaración-resumen de las retenciones de IRPF
    • Presentar anualmente una declaración informativa de operaciones con terceros
    • Presentar tu declaración de IRPF
  • Preguntas frecuentes sobre las obligaciones de los autónomos

Obligaciones legales y fiscales de los autónomos: las 10 cosas que tienes que hacer para tenerlo todo en regla

Antes que nada, que sepáis que legalmente hay 3 tipos de autónomos:

• • Autónomos societarios: Las personas que administran una empresa no pueden ser asalariados de la misma, por lo que tienen la condición de autónomos societarios.
  • Trabajadores autónomos económicamente dependientes (TRADE): Un tipo especial de autónomos cuya facturación para un único cliente supera el 75% del total. Aunque son autónomos, dependen económicamente de ese cliente y tienen ciertos derechos especiales, ya que aunque sean autónomos también son trabajadores que dependen de un tercero.
  • Autónomos a secas: Hombres/mujeres orquesta que tenemos que hacerlo todo solitos. Es decir, somos trabajadores por cuenta propia.

Hoy nos vamos a centrar en el caso abrumadoramente mayoritario, que es el de los autónomos a secas, probablemente el colectivo de trabajadores más maltratado y con menos derechos de este bendito país.

Los autónomos vivimos sin vivir en nosotros, da la impresión de que en un limbo jurídico y fiscal que nadie sabe muy bien cómo resolver, ya que a efectos fiscales somos considerados «empresas pequeñitas» pero, como dije antes, a efectos laborales somos un cero a la izquierda ya que carecemos de cualquier arma jurídica para negociar con nuestros pagadores.

No tenemos derecho a vacaciones, ni horarios de trabajo, cobrar el «paro» es más difícil que escalar el Everest en pijama, zapatillas y con tu suegra a cuestas, los dos primeros meses de baja laboral pagamos cotizaciones igual y pagamos en nuestros beneficios en el IRPF, por lo que pagamos el doble (como mínimo) de lo que paga una empresa en el Impuesto de Sociedades. Es decir, en materia de obligaciones legales y fiscales de los autónomos, tenemos las cosas malas de ambos mundos y ninguna buena. Pero a muchos, por nuestra edad o circunstancias personales se nos considera «viejos» para trabajar en una empresa (sobre todo en el sector del marketing, donde si pasas de 40 ya escuchas risitas a tus espaldas) y no nos queda más remedio que ser autónomos.

Eso sí, la próxima vez que escuche «cómo mola eso de no tener jefe y trabajar desde casa cuando te dé la gana» juro que cojo el lanzallamas y Nerón a mi lado va a ser un mindundi.

Pero estamos aquí para hablar de las obligaciones legales y fiscales de los autónomos, así que vamos a ello.

1. Darte de alta en el censo de Actividades Económicas de la Agencia Tributaria

Puedes hacerlo online. Aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

a) ¿Actividad empresarial o profesional?

En principio, si lo que vendes son servicios que prestas tú, deberás darte de alta como profesional.

Darse de alta como actividad profesional implica que en todas tus facturas deberá figurar una retención del 15% en concepto de IRPF que el pagador debe ingresar en Hacienda y que luego te descontarás como pagos a cuenta en tu declaración anual de la renta. Esto sirve para que cuando llegue el momento de declarar no te dé un jamacuco al ver la cantidad que tienes que abonar, e incluso para que te lleves la alegría de que te devuelvan dinero si las retenciones a lo largo del año superan a lo que debías pagar, cosa que si tu facturación no es muy alta no es raro.

Si lo que vendes son cosas tangibles, entonces tu actividad tendrá que ser empresarial, tus facturas no llevarán esa retención y cuando tengas que hacer la declaración del IRPF te va a doler más que un ataque de piedra en el riñón. En ese caso, mi consejo es que ahorres para el IRPF al menos el 15% de lo que ganes.

Cari, después de pagar el IRPF nos quedan 50 euros en la cuenta. -¡Qué guay, nos da para ir de vacaciones a casa de mi madre!

b) Definir el tipo de actividad (epígrafe del IAE)

Tienes que buscar entre los epígrafes que hay el que mejor se ajuste a la actividad que realizas. Lo normal es que no encuentres un epígrafe que lo refleje al 100% y tengas que escoger el que más se aproxime. Si no hay ninguno, entonces tienes el cajón de sastre del 899: «otros servicios para empresas».

Ojo aquí, porque si realizas actividades distintas entre sí tendrás que darte de alta en un epígrafe por cada actividad. Aquí tienes el listado de epígrafes vigente. Esto es más importante de lo que parece a primera vista, porque tiene consecuencias en el IVA y en otros impuestos.

c) Local o lugar afecto a la actividad

Si tienes un local donde trabajas, pues todos los gastos de ese local serán gastos de tu actividad. Pero si trabajas en casa, es muy importante que lo especifiques y que definas qué porcentaje de la superficie de tu casa se dedica a la actividad.

Por ejemplo, si usas un despacho que supone el 25% de la superficie, pues ese es el % que tienes que poner. Esto es fundamental para que luego puedas descontarte parte de los gastos de tu casa (luz, agua, gas, internet, seguros, etc). Ojo, del total de metros cuadrados que ocupes para trabajar, solo podrás contabilizar como gasto el 30%. Es decir, si tu oficina en casa ocupa el 25%, lo que podrás contar como gasto deducible es el el 30% de ese 25%, es decir, el 7,5% del total de gastos de suministros, alquileres, hipotecas, etc.

Este es un aspecto fundamental de las obligaciones legales y fiscales de los autónomos que trabajan en casa, que muchas veces se pasa por alto y da muchos disgustos.

d) Alta el el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)

Esto es fundamental para que puedas deducirte los gastos de compras o servicios que hagas en empresas de otros países de la UE. Si te dedicas al marketing, prácticamente todas las empresas proveedoras de software y herramientas están en otros países de la UE. Con ese alta se te asignará un número de IVA de la UE (que será tu NIF con ES delante, por ejemplo ES12345678K) que tendrás que comunicar a las empresas a las que compres productos o servicios fuera de España pero dentro de la UE.

Si no cumples este trámite, NO podrás contabilizar como gasto deducible las facturas que te emitan por compras en tiendas online de otros países o por servicios de, por ejemplo, Adobe, Facebook o Google, que facturan desde Irlanda. El alta se hace en el mismo formulario de alta/baja/modificación de actividad (modelo 036/037).

Ejecutivos de empresas tecnológicas plimplando en un bar de Dublín

2. Darte de alta en la Seguridad Social

Es un trámite sencillo que puedes hacer online en la Sede Electrónica de la Seguridad Social pero que tiene su aquel.

Aquí es donde se ha producido la principal novedad en las obligaciones legales y fiscales de los autónomos en 2023: Si hasta ahora podías elegir la base de cotización, desde este año se ha implantado un sistema obligatorio de cotización por tramos basado en los rendimientos reales.

Me explico: A partir del 1 de enero de 2023 los autónomos estamos obligados a estimar cuánto vamos a ganar cada año, comunicárselo a la Seguridad Social y cotizar según el promedio de ingresos mensuales. Hablo de ingresos, no de facturación. Es decir, hay que restar los gastos pero, ojo, los gastos deducibles en el IRPF, que no son los mismos que en el IVA. Tu declaración de IRPF de 2023 será la que la Seguridad Social tenga en cuenta para, en 2024, verificar que has cotizado por tus ingresos y ajustar la diferencia.

Aquí tienes la información sobre los tramos y bases de cotización

Verás que en cada tramo tienes cierta libertad de elección, ya que hay una base mínima y una base máxima, pero no puedes cotizar por un tramo diferente al que te corresponde, salvo si previamente al 2023 cotizabas de más, en cuyo caso (obviamente) puedes seguir haciéndolo.

Ten en cuenta que de esa base dependerá tu jubilación posterior, con lo que si ya vas teniendo una edad y puedes permitírtelo, no elijas la cuota más baja si no quieres tener una pensión paupérrima cuando te jubiles, o hazte un plan privado de pensiones, como prefieras. Esta es una de las más importantes obligaciones legales y fiscales de los autónomos.

Que no Paco, que todavía tienes que cotizar 5 años más para poder jubilarte.

¿Qué pasa si tus rendimientos no se ajustan a lo que habías previsto porque careces de la habilidad de ver el futuro? Para evitar tener que devolverte dinero en 2024 o que te llegue un recibo de autónomos extraordinario que te deje temblando cual gelatina, puedes ir ajustando la base de cotización durante el año. La Seguridad Social te deja hacerlo hasta seis veces en un mismo año y te recomiendo encarecidamente que lo hagas y no te despistes, sobre todo si tus previsiones de rendimientos han sido conservadoras.

3. Llevar un registro de facturas emitidas y otro de facturas recibidas

Afortunadamente no estamos obligados a llevar contabilidad oficial, pero sí que forma parte de las obligaciones legales y fiscales de un autónomo tener estos libros de registro al día, así que en caso de inspección o comprobación, esto es lo primero que te van a pedir. Las facturas que emitas deben tener un número de orden correlativo en el mismo año y no puede haber huecos o saltos de numeración no justificados. Del mismo modo, cada factura que recibas debe constar en esos libros, así como los llamados «bienes de inversión» (un local, un coche de empresa, ordenadores, etc).

Debes llevar un libro registro de IRPF y otro de IVA, o bien hacerlo en un formato que combine ambos. ¿Por qué? Pues porque, y aquí viene el principal quebradero de cabeza fiscal de los  autónomos, los gastos deducibles en el IRPF y en el IVA no son los mismos. Ya, ya sé que es inexplicable, que no es justo, pero es así. La ley del IVA y la del IRPF son leyes distintas y es perfectamente legal que un gasto deducible en el IVA no lo sea en el IRPF y viceversa.

Conviene que en este tema te asesores muy bien porque es tremendamente fácil meter la pata. Y una metedura de pata con Hacienda son de 3 a 6 meses de papeleo y una más que probable multa. Como regla general: en el IRPF no puedes computar como gasto nada que no puedas probar que se utiliza al 100% para tu actividad. Es decir, si estás descontándote del IVA el 50% de los gastos de tu coche, en el IRPF no puedes. Cero patatero. Y con algunas cosas sucede al revés.

Debes conservar estas facturas y sus registros durante al menos cinco años. Aquí tienes ejemplos de los libros de registro en el formato que la Agencia Tributaria recomienda. Y si te lo recomiendan así, pues no te compliques la vida y hazlo como te dicen.

4. Presentar trimestralmente tu declaración de IVA

En ella harás constar la base imponible y el IVA de las facturas que has emitido, al que le descontarás el IVA de las facturas que has pagado (siempre que sean gastos deducibles en el IVA). Ten mucho, pero mucho cuidado con los gastos que te deduces. Todos tienen que cumplir tres requisitos:

• Ser gastos que derivan directamente de tu actividad. No caigas en la tentación de meter gastos «a ver si cuelan». Hacienda tiene 5 años para revisarlos y reclamarte justificación de todo. Doy fe de que lo hacen.
• Ser gastos deducibles en el IVA. Y aquí el criterio de Hacienda a la hora de interpretar la ley es, cuando menos, nebuloso. Tú puedes interpretar que regalar botellas de vino por navidad a tus clientes es algo que forma parte de tu actividad económica y Hacienda puede interpretar lo contrario. Ten especial cuidado con los gastos de tu vehículo: aunque la norma es que el 50% de los gastos de tu coche pueden deducirse en el IVA, esos gastos deben derivarse de tu actividad. Es decir, Hacienda te puede pedir que pruebes que utilizas el coche para trabajar y que lo haces en un grado que justifica el gasto deducido.
• Contar con factura en regla. No sirven los tickets o las facturas simplificadas. O factura con todos tus datos, o nada.

En el caso de las facturas que vengan de otros países de la UE, que serán sin IVA, tienes que liquidar el IVA correspondiente y luego descontártelo como gasto. Es una chorrada, pero es así. La declaración se presenta online con el modelo 303 y tienes un asistente de ayuda. Puedes acceder aquí.

5. Presentar trimestralmente tu declaración de retenciones de IRPF

Si contratas los servicios de otros profesionales en España, estás obligado a retenerles el 15% de IRPF (ojo, si otros autónomos te hacen una factura sin retención es tu responsabilidad pedirles que la factura incluya esa retención) y tendrás que liquidar esas retenciones en esta declaración. Esa declaración se presenta con el modelo 111, y puedes hacerlo desde aquí.

Además hay otra declaración trimestral de IRPF que algunos autónomos tienen que presentar y otros no. Me refiero al modelo 130 de pagos a cuenta del IRPF. Esto depende del epígrafe en el que estés dado de alta. Si tu actividad es profesional y más del 70% de las facturas que emites llevan retención del 15%, no estás obligado a presentar esta declaración. Pero si tu actividad es empresarial o no cumples el requisito del 70%, entonces cada trimestre tendrás que hacer un pago a cuenta del 20% de tus ingresos en concepto de IRPF, que luego se ajusta en la declaración anual. Tienes la información sobre el modelo 130 aquí.

6. Presentar trimestralmente una declaración informativa de operaciones intracomunitarias

Aquí reflejarás los importes de las compras de bienes o servicios que hayas realizado a empresas de otros países de la UE y las ventas a esos mismos países. Mucho cuidado, que si no presentas esta declaración y luego reflejas en tu declaración de IVA la existencia de esas operaciones intracomunitarias, a Hacienda le van a entrar unas ganas irrefrenables de hacerte cosquillas y probablemente no te vas a reír. La declaración de operaciones intracomunitarias se presenta con el modelo 349, y aquí tienes el enlace para acceder.

Resulta que Canarias es extracomunitaria a efectos de IVA y yo sin saberlo

7. Presentar anualmente una declaración-resumen de IVA

En ella reflejarás los importes de cada una de las declaraciones trimestrales además de otros datos adicionales, como el desglose de ingresos por actividades si tienes más de una. Esta declaración debe contener exactamente los mismos datos que las declaraciones trimestrales y debería también coincidir con los ingresos brutos que declares en tu IRPF anual.

En caso de que no sea así, la puedes liar más parda que si mezclas amoníaco con ácido clorhídrico en la piscina. El resumen anual se presenta antes del 31 de enero del año siguiente usando el modelo 390 al que accedes desde aquí.

8. Presentar anualmente una declaración-resumen de las retenciones de IRPF

En ella debes identificar con nombre, apellidos y CIF a las personas a las que les has practicado esa retención. Esto es fundamental para poder luego justificar las facturas de gastos por servicios que hayas contratado a otros profesionales. También se presenta en el mes de enero del año siguiente, usando el modelo 190 que tienes en este pasmoso a la par que elegante enlace.

9. Presentar anualmente una declaración informativa de operaciones con terceros

Deberás hacer constar todos los pagos o ingresos con una misma empresa o persona que superen los 3.000 euros en total anual. Esta debe presentarse antes del 1 de marzo usando el modelo 347 al que accedes desde aquí.

10. Presentar anualmente tu declaración de IRPF

En el caso de autónomos, incluye los ingresos y los gastos de tu actividad. De nuevo, si tienes más de una actividad, tendrás que hacer constar esos ingresos y gastos por separado en cada una de ellas. De esta no te ponemos enlace al modelo porque te lo conoces, snif, de sobra.

Recuerda de nuevo el tema de los gastos: El IRPF trata los gastos de los autónomos de forma diferente al IVA. Aquí no te podrás deducir gastos de tu coche a no ser que puedas probar que lo dedicas a tu actividad al 100%, cosa imposible si no es un vehículo comercial y aun así, depende. Sin embargo, hay otros gastos que no llevan IVA (por ejemplo: seguros, intereses y comisiones bancarias) que sí puedes deducirte en el IRPF.

Ten en cuenta que como autónomo estás obligado a presentar todas estas declaraciones (excepto la del IRPF) de forma telemática en la sede electrónica de la Agencia Tributaria usando certificado digital o el sistema Cl@ve.

Aunque parezca muy farragoso, la mayoría de estas declaraciones y trámites son extremadamente sencillos si tu actividad no reviste de gran complejidad. Si eres disciplinado teniendo al día los datos de facturas emitidas y recibidas en tus registros, hacerlas no te llevará más de un par de horas cada trimestre, y quizá una mañana (o tarde) el mes de enero si añadimos los resúmenes anuales.  Por supuesto, puedes recurrir a una gestoría para que te las haga, pero también puedes usar un buen programa de facturación que te las hace prácticamente todas e incluso te genera los ficheros para presentar en la Agencia Tributaria.

Preguntas frecuentes sobre las obligaciones de los autónomos

¿Si estoy casado/a, cómo afecta a mi cónyuge mi actividad como autónomo?

Si no tenéis separación de bienes, ya estáis tardando en hacerla. Un autónomo responde ante posibles deudas o reclamaciones con todo su patrimonio y, si está en régimen de gananciales, eso incluye al de su cónyuge, salvo aquellos bienes que no sean considerados gananciales (que son pocos).

Pero si cuando nos casamos dijimos que en la riqueza y en la pobreza… -Calla y firma la separación de bienes, Eustaquio

Mi actividad es irregular. Hay meses en los que trabajo mucho y luego no trabajo nada. ¿Puedo darme de alta para facturar y luego darme de baja?

Puedes hacerlo un total de tres veces al año. Pero no se trata de que el periodo en el que te des de baja sigas trabajando y no factures. Si te das de baja en la Seguridad Social, tienes que declarar el cese de tu actividad en Hacienda y NO deberías trabajar en nada. Además, las facturas que pagues en ese periodo de baja no computan como gasto.

Cuidado si te presentas a licitaciones de organismos públicos, puesto que en muchos casos se requieren unos determinados años de actividad continuada para participar. Darse de baja durante las vacaciones para no pagar la cuota de autónomos supone poner el contador a cero en lo que se refiere al periodo de actividad que te exigirán. Lo mismo sucede con muchas subvenciones, donde se pide que estés de alta como autónomo un periodo mínimo de meses consecutivos. Las obligaciones legales y fiscales de los autónomos están diseñadas para que esto sea complicado.

¿Puedo cambiar la base de cotización para adaptarla a lo que realmente ingreso? 

Sí, pero un máximo de 6 veces al año. Ten en cuenta que ese cambio no lo verás en tu recibo de autónomos hasta el trimestre siguiente al que realices el cambio. De todos modos, al año sigiente la Seguridad Social consultará tu declaración de IRPF y compensará las cuotas que hayas pagado de más o de menos sobre lo que te corresponde.

¿Tengo derecho a paro si cierro el negocio?

Sí, pero no es una prestación por desempleo normal. Los requisitos para poder cobrar el paro si eres autónomo son casi inaccesibles, puesto que tienes que acreditar unas pérdidas continuadas durante un año que supongan al menos el 10% de lo que facturaste en el año anterior, o que las ejecuciones judiciales de deudas superen el 30% de tus ingresos. Es decir, que si ganas un euro más al mes de lo que te cuesta la cotización de autónomos, ya no tienes pérdidas ni derecho a paro.

También se puede pedir en caso de víctimas de violencia de género, divorcio (si estás ayudando en un negocio de tu cónyuge) y por causas de fuerza mayor, entre las que no se cuentan ni la enfermedad ni la crisis económica. Imagino que se refiere a impacto de meteoritos, terremotos o el Apocalipsis.

Me ha mordido un zombie, ¿eso es causa de fuerza mayor? – No, caballero, eso es enfermedad no laboral. No tiene derecho a paro

¿Si estoy enfermo, puedo pedir una baja?

Puesto que entre las obligaciones legales y fiscales de un autónomo está cotizar por incapacidad temporal, sí puedes pedir una baja laboral. Tu médico de familia es quien debe firmar la baja y luego debes solicitar la prestación ante la Mutua que hayas escogido al darte de alta. Cobrarás el 60% de la base de cotización a partir del 4º día de baja y el 75% a partir del 20º día de baja.

En caso de que la baja sea por accidente de trabajo o enfermedad profesional, cobrarás el 75% desde el primer día. Pero ten en cuenta que durante los dos primeros meses de baja tendrás que seguir pagando la cuota de autónomos, de la que quedarás exento/a a partir del día 60º de baja.

¿Puedo deducirme los gastos de comida si tengo que comer fuera?

El criterio de Hacienda hasta hace muy poco era que no, pero este era un punto muy controvertido que la legislación ha aclarado… a medias. Según Hacienda comer vas a tener que comer igual, así que nada te impide llevarte un bocata de casa. Esto es bastante general a efectos de IVA, pero en el IRPF la ley sí permite explícitamente la deducción de hasta 26,67 euros al día y el doble si pernoctas fuera, siempre que sea en un ayuntamiento diferente del de tu domicilio fiscal.

En cuanto a los  gastos de comidas con clientes, sólo puedes deducirlos si puedes justificar que son realmente gastos de representación, por ejemplo guardando un email en el que invitas a comer a ese cliente, especificas que es una comida de trabajo, día, hora y lugar de la misma y la confirmación del cliente o clientes de que asistirán.

Además de pedir una factura, vas a tener que pagar electrónicamente y guardar el recibo, ya que no te admitirán una factura pagada en efectivo. Consejo: asesórate bien antes de deducirte gastos de comidas o viajes.

¿Y los gastos del coche?

Entramos en terreno pantanoso. Si tienes un vehículo comercial, como una furgoneta de reparto, es necesario para tu actividad y NO lo utilizas para otra cosa, entonces sí puedes deducir el 100% de los gastos de ese vehículo. Pero tienes que poder demostrarlo.

Si tienes un coche normal y corriente, por mucho que lo uses casi todo el tiempo solamente para tus desplazamientos de trabajo, el criterio de Hacienda es que es un vehículo que no está afecto al 100% a la actividad, por lo que sólo podrás deducirte el 50% de los gastos de combustible, mantenimiento, etc, pero únicamente en el IVA y NO en el IRPF.

Pero ojo, el coche tiene que ser de algún modo necesario para la actividad que realizas. Si el coche sólo lo utilizas ocasionalmente para cuestiones de trabajo, lo normal es que Hacienda no admita ningún gasto del vehículo como deducible. Lo mismo vale con cualquier otro gasto de desplazamiento: tienes que poder justificar documentalmente que ese desplazamiento se ha realizado de verdad y que ha sido por motivos exclusivamente laborales. Si no, en cualquier comprobación en la que te pidan facturas de gastos te lo echarán atrás y te caerá una multa.

Consejo: Si tienes Google Maps instalado en tu móvil, puedes acceder a todo el historial de desplazamientos que has realizado y podría valerte como prueba.

Entonces, ¿qué gastos me puedo deducir?

a) En el IVA:

Si tienes un negocio en el que compras y vendes cosas, todas las facturas de compra de mercancías, alquileres, mantenimiento y suministros del local comercial, vehículo comercial (ver punto anterior), gastos de logística, desplazamientos comerciales justificados y, en general, todos los gastos derivados directamente del desarrollo de tu actividad.

Si eres un profesional y lo que vendes son tus servicios, te vas a poder deducir bien poco. Y si trabajas en casa, menos aún. En términos generales: material de oficina, ordenadores y equipos informáticos, gastos de desplazamiento debidamente justificados, software, subcontrataciones a terceros de determinados trabajos… y casi nada más.

Ejemplo práctico: En teoría puedes deducirte las facturas de tu móvil y de internet. Pero si solo tienes un móvil para todo, Hacienda te puede pedir la factura detallada y que justifiques que todas las llamadas que figuran en ella son de trabajo. Aquellas que no puedas justificar como de trabajo serán consideradas particulares, y por tanto te harán un prorrateo del coste que te puedes deducir.

Y si constan dos líneas o más porque tienes un contrato con toda la familia, solo podrás deducirte una (la que figure en tus datos de contacto comerciales, tu web, tarjetas de visita, etc) y el resto del gasto no te lo admitirán (y pagarás una multa si te lo dedujiste indebidamente). Si trabajas en casa y tienes un paquete de internet+televisión, sólo podrás deducirte el % del coste de tu acceso a internet según la superficie que dediques a tu actividad, y del resultante, solo el 30% (como te hemos explicado antes) pero no el de la televisión, obviamente.

b) En el IRPF:

Además de los gastos de tu negocio, puedes deducirte determinados gastos que no llevan IVA: Seguros, gastos financieros (intereses y comisiones bancarias), las cotizaciones a la Seguridad Social, sueldos y salarios que hayas pagado, algunos impuestos (IBI, IAE, impuestos municipales, etc), IVA soportado (solo si no es deducible en la declaración de IVA), gastos de manutención y dietas (solo si se realizan en un municipio distinto de tu domicilio fiscal y con unos límites y requisitos específicos) y las amortizaciones por el deterioro de bienes (por ejemplo, ordenadores) en una tabla especificada por Hacienda.

NO puedes deducirte en el IRPF ningún gasto relacionado con un bien que no se utilice al 100% en tu actividad. Cero gastos de coche.

Si compras ordenadores, mobiliario o cualquier otra cosa que tenga una vida útil mayor a un año, la deducción se realiza a plazos, según las tablas de amortización anual anteriormente mencionadas, ya que todo esto se considera como bienes de inversión y no como gasto.

¿Me conviene contratar una asesoría?

Depende de tres cosas: la complejidad de tu actividad, el tiempo del que dispongas y el coste de la asesoría. Si tu negocio es sencillo y no manejas un volumen enorme de facturas cada mes, puedes hacerte las declaraciones tú mismo, una vez que te acostumbres verás que no es tan complicado como parece. Solo debes marcarte en el calendario las fechas en las que hay que presentar cada cosa.

La única excepción es el IRPF, en el que la declaración de un autónomo puede llegar a ser bastante compleja y es fácil meter la pata, por lo que el servicio de una asesoría profesional es más que recomendable, especialmente si también hay hipotecas, fondos de inversión o acciones, etc.

Pero en general los costes de asesoría de un autónomo no suelen ser muy altos y normalmente te compensará quitarte todo este papeleo de encima.

Como ves, las obligaciones legales y fiscales de los autónomos son muchas y variadas, así que mucha suerte, valor y al toro.

Imagen: Depositphotos

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