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¿Qué pinta una guía legal y fiscal para autónomos en Marketing4Ecommerce? Pues porque hace poco publicamos un artículo sobre el Kit Digital y las posibilidades que ofrece a autónomos y microempresas en el campo de la digitalización. En principio es una línea novedosa, tanto por su potente dotación económica como porque cualquier empresa o autónomo puede acceder a ella siempre que, ay, cumpla con todos los requisitos legales.

No, no te preocupes, lo de decidir si cumples las obligaciones legales y fiscales de los autónomos no recae en manos del jurado del Benidorm Fest, que en el momento de escribir estas líneas deben ser las personas más odiadas del país. Y no hay por qué, simplemente se han limitado a hacer lo que sus jefes les han ordenado que hagan. Y donde hay patrón, no manda ni marinero, ni jurado ni televoto. Eso sí, Tanxugueiras forever, y eso sí tenemos que agradecérselo al festival de marras.

A ver, que me disperso. Decía que sí viene a cuento lo de publicar una breve guía legal y fiscal para autónomos porque precisamente el Kit Digital exige el cumplimiento de una serie de obligaciones legales y fiscales de los autónomos (que de todos modos hay que cumplir) y sabemos que los autónomos que nos siguen son legión. Es lo que tiene tener que guisártelo y comértelo tú solo, cosa que quien escribe también tiene que hacer.

Índice:

Obligaciones legales y fiscales de los autónomos: las 10 cosas que tienes que hacer para tenerlo todo en regla

Antes que nada, que sepáis que legalmente hay 3 tipos de autónomos:

    • Autónomos societarios: Las personas que administran una empresa no pueden ser asalariados de la misma, por lo que tienen la condición de autónomos societarios.
    • Trabajadores autónomos económicamente dependientes (TRADE): Un tipo especial de autónomos cuya facturación para un único cliente supera el 75% del total. Aunque son autónomos, dependen económicamente de ese cliente y tienen ciertos derechos especiales, ya que aunque sean autónomos también son trabajadores que dependen de un tercero.
    • Autónomos a secas: Hombres/mujeres orquesta que tenemos que hacerlo todo solitos. Es decir, somos trabajadores por cuenta propia.

Hoy nos vamos a centrar en el caso abrumadoramente mayoritario, que es el de los autónomos a secas, probablemente el colectivo de trabajadores más maltratado y con menos derechos de este bendito país.

Los autónomos vivimos sin vivir en nosotros, da la impresión de que en un limbo jurídico y fiscal que nadie sabe muy bien cómo resolver, ya que a efectos fiscales somos considerados «empresas pequeñitas» pero a efectos laborales somos un cero a la izquierda ya que carecemos de cualquier arma jurídica para negociar con nuestros pagadores.

No tenemos derecho a vacaciones, ni horarios de trabajo, cobrar el «paro» es más difícil que escalar el Everest en pijama, zapatillas y con tu suegra a cuestas, los dos primeros meses de baja laboral pagamos cotizaciones igual  y pagamos en el IRPF por lo que pagamos el doble (como mínimo) de lo que paga una empresa en el Impuesto de Sociedades. Es decir, en materia de obligaciones legales y fiscales de los autónomos, tenemos las cosas malas de ambos mundos y ninguna buena. Pero a muchos, por nuestra edad o circunstancias personales se nos considera «viejos» para trabajar en una empresa (sobre todo en el sector del marketing, donde si pasas de 40 ya escuchas risitas a tus espaldas) y no nos queda más remedio que ser autónomos.

Eso sí, la próxima vez  que escuche «cómo mola eso de no tener jefe y trabajar desde casa cuando te dé la gana» juro que cojo el lanzallamas y Nerón a mi lado va a ser un mindundi.

Pero estamos aquí para hablar de las obligaciones legales y fiscales de los autónomos, así que vamos a ello.

1. Darte de alta en el censo de Actividades Económicas  de la Agencia Tributaria

Puedes hacerlo online. Aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

a) ¿Actividad empresarial o profesional?

En principio, si lo que vendes son servicios que prestas tú, deberás darte de alta como profesional.

Eso implica que en todas tus facturas deberá figurar una retención del 15% en concepto de IRPF que el pagador debe ingresar en Hacienda y que luego te descontarás como pagos a cuenta en tu declaración anual de la Renta. Esto sirve para que cuando llegue el momento de declarar no te dé un jamacuco al ver la cantidad que tienes que abonar, e incluso para que te lleves la alegría de que te devuelvan dinero si las retenciones a lo largo del año superan a lo que debías pagar, cosa que si tu facturación no es muy alta no es raro.

Si lo que vendes son cosas tangibles, entonces tu actividad tendrá que ser empresarial, tus facturas no llevarán esa retención y cuando tengas que hacer la declaración del IRPF te va a doler más que un ataque de piedra en el riñón. En ese caso, mi consejo es que ahorres para el IRPF al menos el 15% de lo que ganes.

Cari, después de pagar el IRPF nos quedan 50 euros en la cuenta. -¡Qué guay, nos da para ir de vacaciones a casa de mi madre!

b) Definir el tipo de actividad (epígrafe del IAE)

Tienes que buscar entre los epígrafes que hay el que mejor se ajuste a la actividad que realizas. Lo normal es que no encuentres un epígrafe que lo refleje al 100% y tengas que escoger el que más se aproxime. Si no hay ninguno, entonces tienes el cajón de sastre del 899: «otros servicios para empresas».

Ojo aquí, porque si realizas actividades distintas entre sí tendrás que darte de alta en un epígrafe por cada actividad. Aquí tienes el listado de epígrafes vigente.

c) Local o lugar afecto a la actividad

Si tienes un local donde trabajas, pues todos los gastos de ese local serán gastos de tu actividad. Pero si trabajas en casa, es muy importante que lo especifiques y que definas qué porcentaje de la superficie de tu casa se dedica a la actividad.

Por ejemplo, si usas un despacho que supone el 25% de la superficie, pues ese es el % que tienes que poner. Esto es fundamental para que luego puedas descontarte parte de los gastos de tu casa (luz, agua, gas, internet, seguros, etc). Ojo, del total de metros cuadrados que ocupes para trabajar, sólo podrás contabilizar como gasto el 30%. Es decir, si tu oficina en casa ocupa el 25%, lo que podrás contar como gasto deducible es el el 30% de ese 25%, es decir, el 7,5% del total de gastos de suministros, alquileres, hipotecas, etc.

 Este es un aspecto fundamental de las obligaciones legales y fiscales de los autónomos que trabajan en casa que muchas veces se pasa por alto y da muchos disgustos.

d) Alta el el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)

Esto es fundamental para que puedas deducirte los gastos de compras o servicios que hagas en empresas de otros países de la UE. Con ese alta se te asignará un número de IVA de la UE (que será tu NIF con ES delante, por ejemplo ES12345678K) que tendrás que comunicar a las empresas a las que compres productos o servicios fuera de España pero dentro de la UE.

Si no cumples este trámite, NO podrás contabilizar como gasto deducible las facturas que te emitan por compras en tiendas online de otros países o por servicios de, por ejemplo, Adobe, Facebook o Google, que facturan desde Irlanda. El alta se hace en el mismo formulario de alta/baja/modificación de actividad (modelo 036/037).

Ejecutivos de empresas tecnológicas plimplando en un bar de Dublín

2. Darte de alta en la Seguridad Social

Es un trámite sencillo que puedes hacer online en la Sede Electrónica de la Seguridad Social pero que tiene su aquel. Debes, a la espera de que se implante, glups, la nueva legislación sobre cotizaciones, elegir la base de cotización sobre la que pagarás tus cuotas a la Seguridad Social cada mes.

Ten en cuenta que de esa base dependerá tu jubilación posterior, con lo que si ya vas teniendo una edad y puedes permitírtelo, no elijas la cuota más baja si no quieres tener una pensión paupérrima cuando te jubiles, o hazte un plan privado de pensiones, como prefieras.  Esta es una de las más importantes obligaciones legales y fiscales de los autónomos.

Que no Paco, que todavía tienes que cotizar 5 años más para poder jubilarte.

3. Llevar un registro de facturas emitidas y otro de facturas recibidas

Afortunadamente no estamos obligados a llevar contabilidad oficial, pero sí que forma parte de las obligaciones legales y fiscales de un autónomo tener estos libros de registro al día, así que en caso de inspección o comprobación, esto es lo primero que te van a pedir. Las facturas que emitas deben tener un número de orden correlativo en el mismo año y no puede haber huecos o saltos de numeración no justificados.

Debes conservar estas facturas y sus registros durante al menos cinco años. Aquí tienes ejemplos de los libros de registro en el formato que la Agencia Tributaria recomienda. Y si te lo recomiendan así, pues no te compliques la vida y hazlo como te dicen.

4. Presentar trimestralmente tu declaración de IVA

En ella harás constar la base imponible y el IVA de las facturas que has emitido, al que le descontarás el IVA de las facturas que has pagado (siempre que sean gastos deducibles).

En el caso de las facturas que vengan de otros países de la UE, que serán sin IVA, tienes que liquidar el IVA correspondiente y luego descontártelo como gasto. Es una chorrada, pero es así. La declaración se presenta online con el modelo 303 y tienes un asistente de ayuda. Puedes acceder aquí.

5. Presentar trimestralmente tu declaración de retenciones de IRPF

Si contratas los servicios de otros profesionales en España, estás obligado a retenerles el 15% de IRPF (ojo, si otros autónomos te hacen una factura sin retención es tu responsabilidad pedirles que la factura incluya esa retención) y tendrás que liquidar esas retenciones en esta declaración. Esa declaración se presenta con el modelo 111, y puedes hacerlo desde aquí.

6. Presentar trimestralmente una declaración informativa de operaciones intracomunitarias

Aquí reflejarás los importes de las compras de bienes o servicios que hayas realizado a empresas de otros países de la UE y las ventas a esos mismos países. Mucho cuidado, que si no presentas esta declaración y luego reflejas en tu declaración de IVA la existencia de esas operaciones intracomunitarias, a Hacienda le van a entrar unas ganas irrefrenables de hacerte cosquillas y probablemente no te vas a reír. La declaración de operaciones intracomunitarias se presenta con el modelo 349, y aquí tienes el enlace para acceder.

Resulta que Canarias es extracomunitaria a efectos de IVA y yo sin saberlo

7. Presentar anualmente una declaración-resumen de IVA

En ella reflejarás los importes de cada una de las declaraciones trimestrales además de otros datos adicionales, como el desglose de ingresos por actividades si tienes más de una. Esta declaración debe contener exactamente los mismos datos que las declaraciones trimestrales y debería también coincidir con los ingresos brutos que declares en tu IRPF anual.

En caso de que no sea así, la puedes liar más parda que si mezclas amoníaco con ácido clorhídrico en la piscina. El resumen anual se presenta antes del 31 de enero del año siguiente usando el modelo 390 al que accedes desde aquí.

8. Presentar anualmente una declaración-resumen de las retenciones de IRPF

En ella debes identificar con nombre, apellidos y CIF a las personas a las que les has practicado esa retención. Esto es fundamental para poder luego justificar las facturas de gastos por servicios que hayas contratado a otros profesionales. También se presenta en el mes de enero del año siguiente, usando el modelo 190 que tienes en este pasmoso a la par que elegante enlace.

9. Presentar anualmente una declaración informativa de operaciones con terceros

Deberás hacer constar todos los pagos o ingresos con una misma empresa o persona que superen los 3.000 euros en total anual. Esta debe presentarse antes del 1 de marzo usando el modelo 347 al que accedes desde aquí.

10. Presentar tu declaración de IRPF

En el caso de autónomos incluye los ingresos y los gastos de tu actividad. De nuevo, si tienes más de una actividad, tendrás que hacer constar esos ingresos y gastos por separado en cada una de ellas. De esta no te ponemos enlace al modelo porque te lo conoces, snif, de sobra.

Ten en cuenta que como autónomo estás obligado a presentar todas estas declaraciones (excepto la del IRPF) de forma telemática en la sede electrónica de la Agencia Tributaria usando certificado digital o el sistema Cl@ve.

Aunque parezca muy farragoso, la mayoría de estas declaraciones y trámites son extremadamente sencillos si tu actividad no reviste de gran complejidad. Si eres disciplinado teniendo al día los datos de facturas emitidas y recibidas en tus registros, hacerlas no te llevará más de un par de horas cada trimestre, y quizá una mañana (o tarde) el mes de enero si añadimos los resúmenes anuales.  Por supuesto, puedes recurrir a una gestoría para que te las haga, pero también puedes usar un buen programa de facturación que te las hace prácticamente todas e incluso te genera los ficheros para presentar en la Agencia Tributaria.

Preguntas frecuentes sobre las obligaciones de los autónomos

¿Si estoy casado/a, cómo afecta a mi cónyuge mi actividad como autónomo?

Si no tenéis separación de bienes, ya estáis tardando en hacerla. Un autónomo responde ante posibles deudas o reclamaciones con todo su patrimonio y, si está en régimen de gananciales, eso incluye al de su cónyuge, salvo aquellos bienes que no sean considerados gananciales (que son pocos).

Pero si cuando nos casamos dijimos que en la riqueza y en la pobreza… -Calla y firma la separación de bienes, Eustaquio

Mi actividad es irregular. Hay meses en los que trabajo mucho y luego no trabajo nada. ¿Puedo darme de alta para facturar y luego darme de baja?

Puedes hacerlo un total de tres veces al año. Pero no se trata de que el periodo en el que te des de baja sigas trabajando y no factures. Si te das de baja en la Seguridad Social, tienes que declarar el cese de tu actividad en Hacienda y NO deberías trabajar en nada. Además, las facturas que pagues en ese periodo de baja no computan como gasto.

Cuidado si te presentas a licitaciones de organismos públicos, puesto que en muchos casos se requieren unos determinados años de actividad continuada para participar. Darse de baja durante las vacaciones para no pagar la cuota de autónomos supone poner el contador a cero en lo que se refiere al periodo de actividad que te exigirán. Lo mismo sucede con muchas subvenciones, donde se pide que estés de alta como autónomo un periodo mínimo de meses consecutivos. Las obligaciones legales y fiscales de los autónomos están diseñadas para que esto sea complicado.

¿Puedo cambiar la base de cotización para adaptarla a lo que realmente ingreso? 

Sí, pero un máximo de 4 veces al año. Ten en cuenta que ese cambio no lo verás en tu recibo de autónomos hasta el mes siguiente al que realices el cambio. Esto es a día de hoy, cuando se apruebe la reforma de las cotizaciones de los autónomos esto cambiará. Se avecinan cambios importantes en las obligaciones legales y fiscales de los autónomos.

¿Tengo derecho a paro si cierro el negocio?

Sí, pero no es una prestación por desempleo normal. Los requisitos para poder cobrar el paro si eres autónomo son casi inaccesibles, puesto que tienes que acreditar unas pérdidas continuadas durante un año que supongan al menos el 10% de lo que facturaste en el año anterior, o que las ejecuciones judiciales de deudas superen el 30% de tus ingresos. Es decir, que si ganas un euro más al mes de lo que te cuesta la cotización de autónomos, ya no tienes pérdidas ni derecho a paro.

También se puede pedir en caso de víctimas de violencia de género,  divorcio (si estás ayudando en un negocio de tu cónyuge) y por causas de fuerza mayor, entre las que no se cuentan ni la enfermedad ni la crisis económica. Imagino que se refiere a impacto de meteoritos, terremotos o el Apocalipsis.

Me ha mordido un zombie, ¿eso es causa de fuerza mayor? – No, caballero, eso es enfermedad no laboral. No tiene derecho a paro

¿Si estoy enfermo, puedo pedir una baja?

Puesto que entre las obligaciones legales y fiscales de un autónomo está cotizar por incapacidad temporal, sí puedes pedir una baja laboral. Tu médico de familia es quien debe firmar la baja y luego debes solicitar la prestación ante la Mutua que hayas escogido al darte de alta. Cobrarás el 60% de la base de cotización a partir del 4º día de baja y el 75% a partir del 20º día de baja.

En caso de que la baja sea por accidente de trabajo o enfermedad profesional cobrarás el 75% desde el primer día. Pero ten en cuenta que durante los dos primeros meses de baja tendrás que seguir pagando la cuota de autónomos, de la que quedarás exento/a a partir del día 60º de baja.

¿Puedo deducirme los gastos de comida si tengo que comer fuera?

El criterio de Hacienda hasta hace muy poco era que no, pero este era un punto muy controvertido que la legislación ha aclarado… a medias. Según Hacienda comer vas a tener que comer igual, así que nada te impide llevarte un bocata de casa. Esto es bastante general a efectos de IVA, pero en el IRPF la ley sí permite explícitamente la deducción de hasta 26,67 euros al día y el doble si pernoctas fuera, siempre que sea en un ayuntamiento diferente del de tu domicilio fiscal.

En cuanto a los  gastos de comidas con clientes, sólo puedes deducirlos si puedes justificar que son realmente gastos de representación, por ejemplo guardando un e-mail en el que invitas a comer a ese cliente, especificas que es una comida de trabajo, día, hora y lugar de la misma y la confirmación del cliente o clientes de que asistirán. Además de pedir una factura, vas a tener que pagar electrónicamente y guardar el recibo, ya que no te admitirán una factura pagada en efectivo. Consejo: asesórate bien antes de deducirte gastos de comidas o viajes.

¿Y los gastos del coche?

Entramos en terreno pantanoso. Si tienes un vehículo comercial, como una furgoneta de reparto, es necesario para tu actividad y NO lo utilizas para otra cosa, entonces sí puedes deducir el 100% de los gastos de ese vehículo. Pero tienes que poder demostrarlo.

Si tienes un coche normal y corriente, por mucho que lo uses casi todo el tiempo solamente para tus desplazamientos de trabajo, el criterio de Hacienda es que es un vehículo que no está afecto al 100% a la actividad, por lo que sólo podrás deducirte el 50% de los gastos de combustible, mantenimiento, etc.

Pero ojo, el coche tiene que ser de algún modo necesario para la actividad que realizas. Si el coche sólo lo utilizas ocasionalmente para cuestiones de trabajo, lo normal es que Hacienda no admita ningún gasto del vehículo como deducible. Lo mismo vale con cualquier otro gasto de desplazamiento: tienes que poder justificar documentalmente que ese desplazamiento se ha realizado de verdad y que ha sido por motivos exclusivamente laborales. Si no, en cualquier comprobación en la que te pidan facturas de gastos te lo echarán atrás y te caerá una multa.

Consejo: Si tienes Google Maps instalado en tu móvil, puedes acceder a todo el historial de desplazamientos que has realizado y podría valerte como prueba.

Entonces, ¿qué gastos me puedo deducir?

a) En el IVA:

Si tienes un negocio en el que compras y vendes cosas, todas las facturas de compra de mercancías, alquileres, mantenimiento y suministros del local comercial, vehículo comercial (ver punto anterior), gastos de logística, desplazamientos comerciales justificados y, en general, todos los gastos derivados directamente del desarrollo de tu actividad.

Si eres un profesional y lo que vendes son tus servicios, te vas a poder deducir bien poco. Y si trabajas en casa, menos aún. En términos generales: material de oficina, ordenadores y equipos informáticos, gastos de desplazamiento debidamente justificados, software, subcontrataciones a terceros de determinados trabajos… y casi nada más.

Ejemplo práctico: En teoría puedes deducirte las facturas de tu móvil y de internet. Pero si sólo tienes un móvil para todo, Hacienda te puede pedir la factura detallada y que justifiques que todas las llamadas que figuran en ella son de trabajo. Aquellas que no puedas justificar como de trabajo serán consideradas particulares, y por tanto te harán un prorrateo del coste que te puedes deducir.

Y si constan dos líneas o más porque tienes un contrato con toda la familia, sólo podrás deducirte una (la que figure en tus datos de contacto comerciales, tu web, tarjetas de visita, etc) y el resto del gasto no te lo admitirán (y pagarás una multa si te lo deduciste indebidamente). Si trabajas en casa y tienes un paquete de internet+televisión, sólo podrás deducirte el % del coste de tu acceso a internet según la superficie que dediques a tu actividad (como te hemos explicado antes) pero no el de la televisión, obviamente.

b) En el IRPF:

Además de los gastos anteriores, puedes deducirte determinados gastos que no llevan IVA: Seguros, gastos financieros (intereses y comisiones bancarias), las cotizaciones a la Seguridad Social, sueldos y salarios que hayas pagado, algunos impuestos (IBI, IAE, impuestos municipales, etc), IVA soportado (sólo si no es deducible en la declaración de IVA), gastos de manutención y dietas (sólo si se realizan en un municipio distinto de tu domicilio fiscal y con unos límites y requisitos específicos) y las amortizaciones por el deterioro de bienes (por ejemplo, ordenadores) en una tabla especificada por Hacienda.

¿Me conviene contratar una asesoría?

Depende de tres cosas: la complejidad de tu actividad, el tiempo del que dispongas y el coste de la asesoría. Si tu negocio es sencillo y no manejas un volumen enorme de facturas cada mes, puedes hacerte las declaraciones tú mismo, una vez que te acostumbres verás que no es tan complicado como parece. Sólo debes marcarte en el calendario las fechas  en las que hay que presentar cada cosa.

La única excepción es el IRPF, en el que la declaración de un autónomo puede llegar a ser bastante compleja y es fácil meter la pata, por lo que el servicio de una asesoría profesional es más que recomendable, especialmente si también hay hipotecas, fondos de inversión o acciones, etc.

Como ves, las obligaciones legales y fiscales de los autónomos son muchas y variadas, así que mucha suerte, valor y al toro.

Imagen: Depositphotos

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