Cómo pedir y en qué invertir los 2.000 € del kit digital para autónomos: preguntas (y respuestas) frecuentes

Desde el pasado día 20 de octubre está abierto el plazo de solicitudes del tercer tramo de las ayudas del Kit Digital para autónomos. Son las que corresponden a empresas y autónomos de menos de tres trabajadores.  Es decir, que si eres autónomo o microempresa, tienes menos de 3 trabajadores y aún no has solicitado la ayuda, ya puedes ir dándote prisa en hacerlo.

¿Por qué tengo que apresurarme tanto si el plazo de solicitud estará abierto durante un año, pensarán algunos? Pues muy sencillo: porque las ayudas se conceden por orden de llegada de las solicitudes hasta agotar el presupuesto, que es de 500 millones de euros ampliables. Es decir, que hasta que amplíen la partida presupuestaria y dado que las ayudas son de 2.000 euros, la cosa da para 250.000 autónomos, que son muchos, pero también son pocos.

No es que tenga la rara habilidad de decir lo mismo y lo contrario en la misma frase (no soy político), es que cuando hablamos de cifras y autónomos la cosa se pone un poco cuántica y, como las partículas subatómicas, algo puede ser dos cosas distintas al mismo tiempo. Son muchos porque 250.000 beneficiarios es mucha gente lo mires por donde lo mires. Son pocos porque contando sólo los autónomos en España somos más de tres millones. Vale que no todos tendrán menos de tres trabajadores, pero es evidente que la cifra se queda corta. No obstante, es más que probable que esa cantidad se amplíe.

Ya verás cómo de cuántica se pone la cosa cuando veas el vídeo de presentación del Kit Digital. ¿Se puede promover la digitalización y la modernidad con imágenes viejunas llenas de topicazos, una voz en off que recuerda sospechosamente a la del asistente de Google y un vídeo que parece sacado de los años 90 pero en formato 16:9?  Es decir. ¿se puede hablar de futuro con lenguaje del pasado? Pues parece que sí:

Índice:

• ¿Qué es y cómo se solicita el Kit Digital?
• ¿Qué puedo hacer cuando me concedan la ayuda del Kit digital para autónomos?
• Preguntas y respuestas frecuentes

¿Qué es y cómo se solicita el Kit Digital?

El Kit Digital es un programa de ayudas a la digitalización de pymes (hasta 50 empleados) que promueve el Gobierno de España a través de la entidad pública Red.es. Cuenta con una dotación presupuestaria inicial de 3.000 millones de euros financiados con cargo a los fondos NextGenerationEU y su objetivo es contribuir a la digitalización de las pequeñas empresas durante los próximos 3 años.

Red.es ha puesto en marcha una web específica: acelerapyme.gob.es donde tienes amplia información sobre cómo solicitar el Kit Digital para autonómos. Así que lo primero que tienes que hacer es registrarte en esa web.

Se han establecido tres tramos de ayudas, según el número  de trabajadores de la empresa o autónomo:

• Tramo 1: Entre 11 y 50 trabajadores. El importe de la ayuda es de 12.000 euros
• Tramo 2: Entre 3 y 10 trabajadores. Se les conceden 6.000 euros de ayuda
• Tramo 3: Entre 0 y 3 trabajadores. ¿Pensabas que la ayuda iba a ser de 3.000 euros? Yo también. Pero no, la ayuda es de 2.000 euros

Los pasos para solicitarlo son muy sencillos, así que te los cuento en plan lista, que sé que os gustan las listas de cosas:

 1.Regístrate en la web de Acelera Pyme

2. Accede al área privada y realiza el test de diagnóstico digital. Te llevará unos 10 minutos y es un requisito obligatorio para poder solicitar la ayuda del Kit Digital para autónomos.

3. Haz clic en cualquier parte  de la web donde ponga «Kit Digital» (todas acaban llevando al mismo sitio) y accederás a esta página, donde tendrás que pinchar en el enlace para acceder a los trámites de la 3ª convocatoria (te lo he señalado en amarillo):

4. Antes de continuar, verifica que tienes instaladas dos cosas en tu ordenador: el certificado digital de la FNMT y la aplicación AutoFirma.

Certificado digital tendrás seguro, dado que lo necesitas para relacionarte con la administración pública por medios digitales, pero AutoFirma no es tan seguro que la tengas instalada ya que, de nuevo la mecánica cuántica vuelve a la carga, para algunos trámites en la administración es necesaria y para otros no. Por ejemplo, para firmar documentos en la sede electrónica de la Seguridad Social sí la necesitas, pero para firmar declaraciones de impuestos en la Agencia Tributaria, no.

5. Si todo lo anterior es correcto, entonces podrás acceder al trámite de solicitud, que consiste en rellenar un formulario bastante sencillo.

No tienes que aportar ninguna documentación justificativa, ya que en el propio formulario das tu consentimiento para que Red.es acceda a los datos que necesite de las distintas administraciones. Como en cualquier subvención, para solicitar el Kit Digital para autónomos no puedes tener deudas con Hacienda ni con la Seguridad Social, además de no haber recibido previamente una subvención para lo mismo.

6. Firma el formulario con AutoFirma y dale a «enviar».

No, NO es una chorrada. Es tremendamente fácil que creas que ya has enviado el formulario y en realidad no lo hayas hecho. Comprueba, después de enviarlo, que en la sección «Mis trámites» aparece como «En tramitación». Si no es así tienes que abrirlo de nuevo, porque te faltará algún paso por completar o habrá algún error.

7. Siéntate y espera.

Pero siéntate cómodo y, de vez en cuando, levántate y haz ejercicios, estiramientos, etc si no quieres tener que gastarte los 2.000 napos del Kit Digital para autónomos en fisioterapeutas.

El plazo que tienen para resolver es de seis meses peeeero ojo, son seis meses relativistas. Es decir, el tiempo burocrático se estira o encoge según reglas que violan todas las leyes de la física que conocemos. Así que tomátelo con calma, my friend. La administración pública y su legendaria velocidad para resolver trámites es una demostración empírica de la existencia de universos paralelos. No le contéis esto a los físicos del CERN, que si se enteran de que la burocracia española ya conoce todos los secretos del Universo que ellos están buscando, les da un apechusque.

Una partícula burocrática, el burocratón, antes de colisionar con el formularión, otra partícula de muy baja energía. Si quiere saber el resultado, vuelva usted mañana.

¿Qué puedo hacer cuando me concedan la ayuda del Kit digital para autónomos?

En primer lugar debes saber que estas ayudas no son una subvención al uso, en las que primero pagas el dinero de tu bolsillo, luego presentas las facturas pagadas como justificante y después de un tiempo indeterminado, te pagan. En el caso del Kit Digital para autónomos lo que vas a recibir cuando te notifiquen su aprobación no es el dinero en sí, sino un bono de 2.000 € que podrás invertir en cualquiera de las soluciones de digitalización que contempla el kit digital, a saber:

• Creación de nueva web. Ojo, no vale con mejorar una web ya existente. Se trata de crear una completamente nueva.
• Puesta en marcha de un eCommerce. Se entiende que sobre una web ya existente o partiendo de cero.
• Gestión de redes sociales. El tiempo máximo es de un año. Obviamente, 2.000 euros para que te gestionen las redes sociales desde fuera, si quieres que lo hagan moderadamente bien, no dan para más allá de 2-3 publicaciones semanales.
• Gestión de clientes, como soluciones CRM y similares.
• Presencia avanzada en internet, incluyendo SEO avanzado.
• Servicios y herramientas de oficina virtual, centrado principalmente en las soluciones de teletrabajo.
• Gestión de procesos, básicamente ERPs y similares.
• Soluciones de factura electrónica. Dado el tipo de soluciones de las que se trata, no es algo que esté pensado para autónomos o micropymes excepto en casos muy específicos.
• Comunicaciones seguras. Creación de sistemas y redes internas de comunicación segura, tanto de datos como de voz. Tampoco está pensado para micropymes.
• Ciberseguridad: Software antivirus, antispam y sistemas avanzados de ciberseguridad.
• Marketplace. Permite financiar los costes de consultoría externa para comenzar a vender tus productos en un marketplace, por ejemplo Amazon.

Lo cierto es que con el bono de 2.000 euros que te van a dar si tienes menos de 3 empleados, difícilmente podrás elegir más de una de estas soluciones, ya que muchas de ellas (de hecho, casi todas) tienen costes netamente superiores a esa cantidad.

La convocatoria no pone un límite a lo que vayas a gastar, simplemente te concede un bono de descuento que financia Red.es. Esto quiere decir que si te facturan 4.000 euros por una de estas soluciones, tú pagarás 2.000 de tu bolsillo y el resto con un bono.

Ten en cuenta que el IVA no se subvenciona, por lo que siempre vas a tener que pagar tú lo que corresponda en concepto de IVA.

El papel del agente digitalizador

Cuando te concedan el bono no puedes usarlo para pagar a la empresa que te dé la gana. Tienes que escoger un agente digitalizador (o varios) que haya sido homologado por Red.es, lo cual no deja de ser una garantía, porque el proceso de homologación (por el que un servidor, que también es agente digitalizador, ha pasado) implica que para cada una de las soluciones del Kit Digital el agente digitalizador ha tenido que probar que tiene experiencia acreditada documentalmente, así como un mínimo de facturación en cada una de dichas soluciones. Por eso no todos los agentes digitalizadores están disponibles para todas las soluciones que se ofertan en el Kit Digital para autónomos. 

Así que una vez que recibas la confirmación de la concesión del bono, tendrás que elegir la solución que más te interese y desde ahí podrás consultar un listado con los agentes digitalizadores homologados para esa solución. Somos más de 6.000 agentes en toda España, aunque pocos de ellos son tan físicamente agraciados como un servidor (ya que escoges uno, que sea guapo, listo y que haga unas paellas riquísimas)

Después sólo tendrás que firmar un acuerdo de implantación según un modelo definido por Red.es y el agente digitalizador ya te podrá emitir la primera factura. Digo la primera, porque el trabajo está dividido en dos fases en las que el agente tiene que facturarte unos porcentajes específicos, en la mayoría de los casos el 70% al inicio y el 30% posteriormente. De esas facturas, insisto, tú sólo pagarás el IVA, ya que el Agente Digitalizador es quien canjea el bono por su valor, que es abonado a dicho agente por Red.es.

Mi recomendación si eres pequeño o muy pequeño y sólo cuentas con 2.000 euros de ayuda es que suplas las carencias más importantes. Por ejemplo, poner una nueva web en marcha si la tuya es tan anticuada que no hay por dónde cogerla, o crear una tienda online si tu web actual es meramente informativa. Otras cuestiones que pueden ser interesantes para un presupuesto tan pequeño pueden ser la gestión de las redes sociales (aunque sea parcial, siempre te vendrá bien un asesoramiento externo y formar equipo con profesionales), el asesoramiento para vender en marketplaces, la ciberseguridad o dotarte de un CRM.

Preguntas y respuestas frecuentes

¿Qué pasa si me ofrecen un presupuesto inferior a 2.000 € para una de las soluciones?

Yo me lo pensaría, porque probablemente estemos hablando de precios muy inferiores a los del mercado y regalar, lo que se dice regalar, nadie te regala  nada por las buenas. No obstante, si por ejemplo vas a desarrollar una web muy sencillita y te dan un presupuesto de 1.500 €, no pierdes los restantes 500, sino que puedes invertirlos, por ejemplo, en una solución antivirus, una extensión de tu eCommerce que automatice la facturación y la contabilidad, soluciones de almacenamiento en la nube… Hay algunas cosas, básicamente licencias de software, que no te costarán mucho.

¿Cuánto tiempo tengo para decidirme desde que me conceden el bono?

Tienes 6 meses para elegir soluciones, agente digitalizador, firmar convenio y registrarlo en la web de Red.es en tu área privada.

¿Puedo firmar un solo acuerdo si las distintas soluciones de digitalización que escoja son prestadas por el mismo agente digitalizador?

No. Cada solución de digitalización tiene unas condiciones específicas y las bases de la convocatoria especifican que hay que firmar un acuerdo por cada solución que se decida implantar, aunque se trate del mismo agente digitalizador para todas ellas.

¿Para cuánto tiempo puedo contratar una solución como la gestión de redes sociales?

El tiempo especificado en la convocatoria es de un año. En otras soluciones que no implican la prestación continua de un servicio los tiempos de ejecución pueden ser más cortos, pero nunca más largos de un año.

¿El coste del hosting y dominio de la web están cubiertos?

Sí, el agente digitalizador que desarrolle tu nueva web, si optas por esa solución, obligatoriamente tiene que incluir un año de dominio y hosting. Ojo, las bases también obligan al susodicho agente a registrar el hosting y dominio a tu nombre, no al suyo pero hay mucha picaresca al respecto. Mucho cuidado con esto, que un dominio que no esté a tu nombre es un potencial problema.

¿Hay un mínimo de publicaciones en las redes sociales?

Sí, las bases especifican que el agente digitalizador debe publicar en UNA red social un mínimo de 1 post a la semana. En realidad la solución de gestión de redes sociales no está pensada para que contrates un community manager que lleve todas tus redes (algo que obviamente te sale más caro que 2.ooo euros anuales) sino más bien para que un profesional te ayude a desarrollar un Social Media Plan, monitorice tus redes y te ayude a interpretar las métricas y mejorarlas en función de los resultados.

¿Se incluyen los costes de un profesional de SEO?

Sí, la solución «Presencia avanzada en internet» está dedicada al SEO, aunque con 2.000 euros anuales no cubre los costes de mercado de un profesional que realice SEO avanzado. Más bien se trata del SEO básico: plan de keywords. mejora del posicionamiento mediante SEO on-page y off-page, analíticas y seguimiento.

Si Red.es le paga al agente digitalizador directamente, ¿debo contabilizar la ayuda como ingreso?

Sí, puesto que tú recibes un bono que se descontará de la factura. Por tanto, tanto a nivel de IVA como de otros impuestos contabilizarás las facturas como gastos en su totalidad, y el importe de la ayuda cuenta como ingreso en IRPF o impuesto de Sociedades, según seas autónomo o sociedad mercantil.

Si contrato a un profesional autónomo, ¿tengo que pagar yo la retención de IRPF?

Sí, puesto que es tu obligación fiscal hacerlo. En el caso de que el agente digitalizador sea un autónomo, el bono será un descuento de 2.000 euros en la factura que se aplica sobre el importe a pagar después de impuestos y retenciones.

Ejemplo:

Un profesional autónomo, sujeto a una retención del 15% de IRPF que tú debes ingresar en Hacienda, te emite una factura de 2.000 €.

El importe a pagar de esa factura es de 2.000 (base imponible)-300 (retención IRPF)+420 (IVA 21%)= 2.120 €. Tú tendrás que pagar al profesional 2.120 (total factura) – 2.000 (bono Kit Digital)= 120 €. Pero también pagas 300 € a Hacienda, con lo que al final pagas 420 € igual.

¿Si soy autónomo, tengo que estar de alta después de que me concedan la ayuda?

Sí, como mínimo el tiempo durante el que se ejecuta el trabajo, que en algunos casos puede ser de un año. Tenlo en cuenta porque si eres de los que se suele dar de baja el mes de vacaciones, pueden obligarte a reembolsar la ayuda.

¿Hay que justificar que los trabajos se realizan o basta con las facturas?

La justificación se realiza con la presentación de las facturas y de una memoria de las actuaciones realizadas por parte del agente digitalizador para cada una  de las dos fases en los plazos especificados para cada solución de digitalización. Dicha memoria debería ir acompañada de un acuerdo de conformidad por tu parte en el que validas que los trabajos especificados han sido efectivamente realizados.

Red.es y la propia Comisión Europea pueden realizar auditorías, verificar que los trabajos están efectivamente realizados, solicitar cuantas memorias e informes de lo que se ha hecho estimen convenientes y reclamarte el importe de la ayuda concedida si consideran que los trabajos no se ajustan a lo especificado en la convocatoria.

Recuerda: No te retrases en pedirlo, las ayudas se conceden por orden de llegada

Aunque hay un año de plazo para pedirlas, lo lógico es que las ayudas del Kit Digital para autónomos agoten el presupuesto disponible mucho antes, incluso con la más que previsible ampliación de fondos. Por tanto, no te retrases y pídela hoy mismo. Recuerda que si estás al corriente de pago en Hacienda y la Seguridad Social y no has recibido ayudas anteriores para los mismos proyectos no hay ningún requisito adicional para pedirlas.

Imagen: Depositphotos

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