Cómo optimizar la gestión de proyectos remotos con Monday: Guía paso a paso

Descubre cómo Monday mejora la gestión de equipos remotos, facilitando la comunicación y organización efectiva.
Trabajo remoto
11 de enero, de 2024
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En el mundo laboral actual, cada vez más equipos optan por el trabajo remoto. Sin embargo, esta transición no está exenta de desafíos, desde coordinar diferentes zonas horarias hasta mantener una comunicación efectiva y preservar la cultura de la empresa.

Hoy en día existe una infinidad de herramientas y recursos para que, a pesar de la distancia y los cambios horarios, un equipo de trabajo pueda dar su 100% y mantenerse al tanto de todos los parámetros de la empresa. Una de estas herramientas es Monday, la cual ofrece un espacio de interacción con una diversidad de herramientas para cada paso al momento de llevar a cabo un proyecto.

Monday es una plataforma de gestión de proyectos diseñada para facilitar la colaboración y organización de equipos que trabajan de forma remota. Ante el auge del trabajo a distancia, Monday aborda los desafíos de la coordinación y el seguimiento de tareas al ofrecer un espacio centralizado donde los equipos pueden organizar proyectos, asignar tareas, y medir el rendimiento en tiempo real.

Prueba Monday

6 pasos para optimizar la gestión de proyectos de forma remota

1. Gestiona la agenda de tu equipo

La gestión de la agenda de un equipo que trabaja en distintas ubicaciones y zonas horarias presenta desafíos significativos. Es esencial conocer en qué momentos cada miembro del equipo está disponible para colaborar y realizar tareas. Para abordar este aspecto, Monday ofrece el Tablero de Turnos Semanales.

Este tablero permite planificar y organizar los horarios semana a semana de manera clara y accesible. La herramienta proporciona una visión visual de quién está asignado a trabajar en cada período, lo que simplifica la coordinación de las actividades del equipo. Con un simple vistazo, los miembros pueden identificar quiénes están disponibles y cuándo, facilitando la asignación de tareas y la programación de reuniones.

2. Comunícate con tu equipo

La comunicación efectiva constituye un pilar fundamental en entornos de trabajo remoto, donde la interacción cara a cara es limitada. Para abordar esta necesidad, está la herramienta Sección de Actualizaciones.

Esta función permite a los equipos mantener conversaciones en tiempo real sobre proyectos, reuniones e ideas directamente dentro de la plataforma. Al utilizarla, los miembros del equipo pueden compartir información relevante, realizar anuncios importantes y colaborar de manera eficiente, todo en un espacio centralizado.

Una de las características distintivas de esta función es la capacidad de expresar emociones y opiniones de manera sencilla. Los usuarios pueden mostrar su aprobación dando «Me gusta» a actualizaciones, lo cual no solo facilita la retroalimentación positiva, sino que también promueve un ambiente de trabajo positivo y motivador.

3. Mantén los objetivos como prioridad

Es fundamental mantener una alineación constante con los objetivos de la empresa, para lo cual se utilizan los Dashboards. Estos actúan como paneles de control visuales que permiten consolidar información clave y destacar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las expectativas. Ofrecen una visión integral del progreso del equipo hacia sus metas y proporcionan una plataforma centralizada para evaluar el rendimiento en tiempo real. Algunos de los widgets comunes incluyen gráficos de barras, tablas dinámicas, indicadores de progreso y más.

4. Gestiona tus reuniones

La Integración de Zoom de Monday permite una conexión directa entre tu tablero de trabajo y tu cuenta de Zoom. Esta conexión posibilita la automatización de la recopilación de detalles cruciales de las reuniones. Tan pronto como una reunión de Zoom se complete, los detalles relevantes, como la fecha, la hora y los participantes, se registran automáticamente en Monday. Esta automatización no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza que la información crucial esté siempre actualizada y disponible para todos los miembros del equipo.

5. Crea una base de conocimientos

La creación de una base de conocimientos interna es esencial para maximizar la retención y aplicación del conocimiento adquirido en reuniones en un entorno de trabajo remoto. Para ello se pueden utilizar tablas como plataformas para construir y mantener esta base de conocimientos.

La estructuración de la base de conocimientos en tableros y la documentación transparente de las fechas brindan un marco organizativo efectivo. La plataforma Monday ofrece la posibilidad de esto gracias a su interfaz visual y a su estructura flexible de tableros y columnas.

6. Comparte ideas y solicitudes

Impulsar la innovación en el equipo remoto se facilita a través de la creación de un Tablero de Innovación. Este espacio centralizado permite a los miembros del equipo contribuir con ideas y sugerencias para mejorar procesos y resolver problemas. La incorporación de columnas de estado, que categorizan las áreas afectadas por el cambio y el estado actual de cada sugerencia, no solo organiza eficientemente las propuestas, sino que también ofrece una visión clara del progreso y las prioridades.

Además, también es importante preservar la cultura de la empresa para mantener la conexión entre los miembros del equipo. Para ello, se puede utilizar Monday y compartir imágenes de espacios de trabajo y recursos en línea, animar a los empleados a liderar clases virtuales y promover conversaciones sobre planes y actividades.

Prueba Monday

Foto: Freepik.

Publicado por

Redactora de Marketing4eCommerce
Periodista digital, amante del copywriting, las redes sociales y de una buena taza de café para empezar a teclear. Soy licenciada en Comunicación Social en mención impreso (2021), pero he ganado experiencia detrás de los teclados desde 2018.

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