Cómo la automatización puede transformar la gestión de proyectos

El entorno empresarial es cada vez más competitivo y dinámico, por lo que la eficiencia y la proactividad son factores claves para las empresas que quieren tener éxito. Para ello es fundamental que puedan automatizar y optimizar sus procesos internos de trabajo, lo que les brinda una mayor productividad laboral, tiempo para dedicarse a tareas más importantes y reducir errores al mínimo.

Si pensamos en una herramienta que pueda ayudarnos a lograr todo esto, se nos viene a la mente Bitrix24, una plataforma de colaboración integral y gestión empresarial que un gran abanico de herramientas que permiten simplificar todas las operaciones de la compañía, logrando una gestión empresarial más sencilla.

Automatizando procesos con Bitrix24

Uno de los puntos que ha hecho que Bitrix24 se convierta en un indispensable para las empresas modernas, es su capacidad para automatizar los procesos de trabajo de los equipos, abarcando diversas áreas de la empresas, desde las tareas repetitivas hasta la atención de clientes, mensajes, recolección de datos de los prospectos y clientes hasta la creación de campañas de marketing y las ventas.

De este modo, Bitrix24 se ha convertido en una solución integral que combina la gestión de proyectos, CRM, comunicación y colaboración del equipo con automatización de diferentes áreas del negocio y flujos de trabajo, tales como:

Automatización de tareas repetitivas

Bitrix24 cuenta con la herramienta de gestión de flujos de trabajo (workflow) con la que se pueden automatizar todo tipo de tareas, como el envío de recordatorios –tanto para clientes como para empleados de la empresa–, actualizaciones de estado y seguimientos de email.

Todo esto a través de plantillas de procesos de negocios que permiten crear y editar cualquier flujo de trabajo, ajustando la secuencia, las condiciones para ejecutarse y parámetros específicos de cada proceso.

Estas plantillas constan de tres partes: configuración de la plantilla, donde se agregan las descripciones de las taras, las variables constantes y globales, permisos y condiciones que deben aplicarse para que el proceso comience a ejecutarse; lista de acciones, los procesos específicos que deben cumplirse o realizarse para cumplir con la tarea; y configuración de acciones, las acciones se muestran en un diagrama de flujo para poder reorganizarse, editarlas o eliminarlas en cualquier momento.

Gestión de proyectos

Cuando se inicia un nuevo proyecto es necesario cuidar cada detalle, desde cumplir con las expectativas y fechas de entrega, el presupuesto hasta la delegación de tareas. Si bien suena sencillo, realmente requiere de mucha atención y Bitrix24 ofrece diferentes herramientas para cumplir con todo, como:

• Gestor de tareas, que permite crear y priorizar las tareas para luego asignarlas a cada miembro del equipo junto con su fecha de entrega. Además de esto, el gestor puede filtrar las tareas según el estado en el que se encuentren (pendientes, en curso o finalizadas), departamento, empleados o periodo, con lo que es posible mantener una mejor organización y comparar el desempeño del equipo.
• Seguimiento del tiempo de trabajo, esta función establece el tiempo estimado para la realización de las tareas y realizar una comparación con el tiempo real que amerita la tarea, para hacer un registro exacto del avance del proyecto. De igual forma, se pueden agregar y automatizar recordatorios y fechas límites para ajustarse al cronograma.
• Jerarquización de tareas, para establecer tareas “madre” que no pueden ser finalizadas hasta que otras subtareas se hayan completado. Cada subtarea puede asignarse a un miembro del equipo y esta se mostrará dentro de su flujo de trabajo junto con los datos para ejecutarla, su fecha de entrega y los recursos.
• Software de gestión de documentos, con el que se pueden compartir documentos y archivos con información importante para la realización del proyecto. Además, toda la información se archiva en un servidor central que incluye accesos restringidos según autorizaciones que se pueden aplicar.
• Calendarios compartidos, donde se pueden crear eventos públicos y privados, así como establecer las fechas de entrega de cada empleado. La mayor ventaja de este tipo de calendario es que es compatible con Android y iOS, con lo que los recordatorios pueden enviarse a través de notificaciones push a los empleados.

IA presente en las tareas y proyectos

Bitrix24 ha integrado la IA a su plataforma a través de CoPilot, un asistente personal que ayuda a ahorrar tiempo en diferentes tareas, como escribir mensajes y resumir largos textos, detectar espacios y agregar tareas a los flujos de trabajo, transcripción de llamadas y videoconferencias, completar campos en el CRM, crear listas de verificación, traducciones, campañas de marketing y demás.

La automatización no solo facilita el trabajo, sino que transforma la manera en que gestionamos proyectos, llevando la eficiencia y el control a un nivel superior. Con Bitrix24 tu empresa puede llevar la gestión de proyectos al siguiente nivel.