Cómo gestionar eventos en la era digital: 6 consejos clave

Revoluciona la gestión de eventos con herramientas digitales: mejora la experiencia, optimiza procesos y recopila feedback valioso.
18 de marzo, de 2024
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Al igual que en diferentes sectores, la organización de eventos ha evolucionado, adoptando herramientas digitales para ofrecerte una mejor experiencia, reducir costes y optimizar la logística. Desde la planificación inicial hasta el seguimiento posterior al evento, cada fase se ve influenciada por la tecnología.

La clave para una gestión exitosa de eventos en este entorno es adoptar herramientas y estrategias digitales que simplifiquen el proceso y mejoren la experiencia tanto para ti, como organizador, como para tus asistentes. A continuación, te damos 6 consejos clave que no debes pasar por alto a la hora de organizar un evento online:

6 consejos para gestionar eventos

1. Planificación estratégica

La planificación estratégica es el cimiento sobre el cual se construye cualquier evento exitoso en la era digital. Antes de pasar a la organización es importante establecer objetivos claros y definir con precisión quién será el público objetivo. Este proceso comienza por identificar los objetivos específicos del evento, ya sea aumentar la visibilidad de una marca, educar a la audiencia sobre un tema particular o recaudar fondos para una causa benéfica.

Para este paso es esencial comprender las características demográficas, intereses y necesidades del público objetivo. Para ello se pueden utilizar herramientas que permitan la investigación de mercado como las encuestas online, que son recursos valiosos para recopilar datos relevantes que ayuden a diseñar un evento que sea tanto relevante como atractivo para la audiencia prevista

2. Gestión de registros

La gestión de registros es un proceso importante para organizar un evento puesto que te ayuda a recopilar y organizar información de los asistentes. Entre los datos se encuentran nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, preferencias, entre otros.

Para esto, se pueden utilizar herramientas que simplifiquen el proceso. Una de ellas es Jotform, con la que se pueden crear formularios de registro personalizados y permite una integración en tu sitio web o su fácil distribución a través de enlaces.

Este paso es fundamental para asegurar un proceso de inscripción ordenado y eficiente, permitiendo a la organización tener un control completo sobre la audiencia esperada, comunicarse de manera efectiva con los participantes, personalizar la experiencia del evento según sus necesidades, garantizar la seguridad durante el evento y recopilar datos para la evaluación y mejora continua en futuras ediciones.

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3. Automatización de procesos

Esto es, en definitiva, una estrategia clave para optimizar la eficiencia y la experiencia tanto para los organizadores como para los participantes.

Al aprovechar herramientas de automatización, los organizadores pueden simplificar tareas repetitivas como el envío de recordatorios de eventos, confirmaciones de registro y seguimiento posterior al evento.

Siguiendo este consejo, la organización pueden ahorrar tiempo y recursos significativos, al tiempo que mantienen a los participantes informados en cada etapa del proceso de manera oportuna y eficiente.

4. Recopilación de feedback

La recopilación de feedback durante un evento es esencial para evaluar la experiencia de los asistentes y mejorar futuras ediciones.

Para facilitar este proceso, los organizadores pueden aprovechar los formularios de feedback en línea, los cuales pueden crearse con Jotform. Estos permiten recopilar comentarios en tiempo real, que los participantes expresen sus opiniones de manera rápida y sencilla, sin requerir un esfuerzo adicional por su parte.

Al recopilar este feedback en tiempo real, los organizadores pueden identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas de manera inmediata.

5. Integración de pagos online

Es crucial aportar a los asistentes una forma de pago digital si tu evento lo requiere. En la actualidad, la mayoría de las personas recurren a herramientas digitalizadas para mover su dinero. La integración de pagos en línea es una herramienta fundamental para eventos que requieren una tarifa de inscripción o la venta de entradas. Esto simplifica significativamente el proceso de inscripción al eliminar la necesidad de utilizar plataformas de pago separadas, lo que a su vez aumenta la tasa de conversión al reducir posibles obstáculos para los participantes.

6. Seguimiento post-evento

El seguimiento post-evento es una fase muy importante para obtener retroalimentación valiosa y evaluar la efectividad del evento. Para esto también se pueden utilizar formularios para recopilar comentarios detallados de los participantes después de que el evento haya concluido. Estos formularios permiten a los organizadores obtener insights sobre diversos aspectos, incluida la experiencia general, las sesiones específicas, los oradores y cualquier otra área relevante.

En resumen, la digitalización ha transformado la organización de eventos, mejorando tu experiencia como organizador y la de tus asistentes, y la eficiencia en los procesos. Desde la planificación estratégica hasta el seguimiento post-evento, cada paso del camino se beneficia de la integración de herramientas digitales. Entre estas, Jotform destaca como una buena solución, ya que facilita la gestión de registros, la recopilación de feedback y la integración de pagos online, simplificando así la complejidad inherente a la organización de eventos. Te recomiendo encarecidamente explorar Jotform si buscas optimizar tus eventos y garantizar una gestión sin fisuras. Implementar estas prácticas no solo te ayudará a cumplir tus objetivos de manera más efectiva, sino que también sentará las bases para el éxito continuo en un mundo cada vez más digital. Para descubrir cómo Jotform puede transformar tus eventos, visita el siguiente enlace:

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Publicado por

Redactora de Marketing4eCommerce
Periodista digital, amante del copywriting, las redes sociales y de una buena taza de café para empezar a teclear. Soy licenciada en Comunicación Social en mención impreso (2021), pero he ganado experiencia detrás de los teclados desde 2018.

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