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3CX es consciente de que ofrecer una vía de comunicación directa y sencilla a tus clientes aportará valor a tu marca, ya que es una forma de mostrarte accesible y cercano. No en vano ha logrado que su plugin de chat en vivo acumule casi 2 millones de descargas en WordPress a nivel mundial.

Una solución sencilla y disponible para WordPress, Drupal, Joomla, Wix y Weebly, que potencia la experiencia de usuario y que al combinar con 3CX StartUP, proporciona una comunicación multicanal ilimitada que permite al cliente conectar con tu negocio mediante llamada, chat o videollamada desde tu sitio web y en un solo clic. Además, al realizarse a través del navegador, las llamadas no presentan cargos y no es necesario el uso de números telefónicos, simplificando el proceso.

¿Quieres conocer más detalles acerca de esta solución? Te los contamos en profundidad 😉.

Cómo configurar 3CX StartUP

Para poder realizar un análisis completo, hemos ejecutado todo el proceso de inicio a fin, desde la instalación hasta la configuración. Así que, comencemos por el principio. En nuestro caso hemos seleccionado el plan StartUP Free, que permite gestionar la herramienta hasta 10 usuarios.

Registro

El primer paso, cómo no, es registrarse. Para ello deberás introducir un nombre de usuario y tu correo electrónico directamente desde la página web de 3CX. Una buena noticia es que podrás modificar este nombre de usuario más adelante, ya que en este paso no acepta que este incluya números y en nuestro caso el 4 es una seña de identidad a la que nos debemos.

Una vez registrado, 3CX te enviará un correo solicitando que verifiques tu dirección de correo electrónico. Tras esto deberás rellenar una serie de datos.

registro 3cx

Cuando ya has aportado la información que se te solicita, podrás clicar en botón azul situado en la esquina inferior derecha con la leyenda «siguiente», así que clica y vamos, hacia delante, siempre hacia delante. El siguiente paso será determinar si prefieres que sea 3CX quien administre la herramienta en sus servidores (hospedado) o si prefieres hacerlo tú mismo (auto hospedado). En nuestro caso nos hemos decantado por dejar que sea 3CX quien aloje y cuide la herramienta.

hospedado 3cx

Tras esto, la plataforma te informará de que ya ha configurado una instancia de 3CX StartUP, así como de tu número de extensión, desde el cual los usuarios podrán llamarse entre sí. ¡Enhorabuena, ya has terminado tu registro!

instancia y numero de extension

Configuración

Una vez superado este sencillo proceso inicial, podrás comenzar a configurar la herramienta para adaptarla a tus necesidades de negocio. El primer paso que 3CX te propone es la creación y agregación del resto de usuarios que podrán gestionar su servicio. Recordemos que en nuestro caso, al escoger el plan StartUP Free, podemos incluir hasta 10.

Después de haber agregado al resto de usuarios, la plataforma te informará de que tus clientes pueden contactar contigo a través del enlace 3CX Talk, el cual permite llamadas a través de la web, sin necesidad de números de teléfono. Pero también te dará la opción de incluir un número telefónico. En nuestro caso nos quedamos con la primera opción, pero, en caso de cambiar de opinión podríamos modificar esta opción más adelante en la herramienta, en los Ajustes de Oficina.

Tras esto, se te presentará la posibilidad de añadir un chat en vivo, a través del cual tus clientes podrán, además de llamarte, escribirte. Nosotros, por supuesto, hemos aceptado la oferta, y al hacerlo, aparece una segunda pregunta acerca de si tu sitio web se corresponde con WordPress. Tanto si tu respuesta es afirmativa como si es negativa, aparecerá una tercera línea de texto dónde se te pedirá que introduzcas la dirección de tu sitio web.

chat en vivo

Como siguiente paso, en nuestro caso, que lo hacemos para WordPress, hemos tenido que instalar su plugin en nuestra web. Y, una vez hecho esto, hay que seleccionar la URL que la plataforma te indica en el «paso 3» y pegarla en el apartado correspondiente al plugin de 3CX en nuestro WordPress. En este apartado también podrás escoger en cuáles de tus páginas quieres que aparezca el icono que da acceso al chat en vivo. ¡Ojo! No te olvides de guardar los cambios al terminar.

plugin wordpress

Es importante que te asegures de que el icono de chat en vivo se ha integrado en la o las páginas que hayas seleccionado. Nosotros hemos realizado la prueba en nuestra página «Autores», por lo que el icono (un globo de conversación) aparece en la esquina inferior derecha de esta página. Un pequeño detalle a mejorar sería el poder seleccionar de algún modo dónde queremos que aparezca este botón en la distribución de la pantalla.

autores chat en vivo

Volviendo a la plataforma de 3CX, deberás clicar en el botón «siguiente» y la página te recordará tu número de usuario y tu contraseña, además de indicar la URL en la que podrás iniciar sesión para hacer uso de la herramienta.

Personalizar chats en vivo

Dentro de la interfaz en el apartado: «Voz y chat«… si clicamos en el chat en vivo que ya aparece por defecto, nos da la opción de personalizarlo a nuestro gusto. Del mismo modo, también podremos crear nuevos chats en vivo de cero.chat en vivo ajustes

Al editar un chat en vivo, además de determinar el destino, así como el sitio web en el que va a aparecer añadiendo la URL, también podemos modificar las siguientes opciones. En primer lugar, puedes determinar qué información vas a requerirle al visitante (nombre, dirección de correo electrónico, ambas o ninguna). En el caso de querer conseguir leads, las opciones que incluyen el email, resultarán muy útiles.

También podrás decidir si quieres permitir solo chat, llamadas y chat o videollamadas, llamadas y chat, y si prefieres recibir llamadas sin que el usuario inicie un chat previamente o no.

ajustes profundos chat en vivo

Por último, tendrás la opción de personalizar la paleta de color de tu chat en vivo, escogiendo entre las predeterminadas o customizándola a tu gusto en la cuarta opción. Según vayas configurando tu chat en vivo, la visión predeterminada de este, que aparece en la esquina inferior derecha, irá variando. Una vez termines, recuerda guardar los cambios que aparecerán inmediatamente en tu sitio web una vez guardados.

Gestionar el chat en vivo

Cuando ya tengas tu chat en vivo configurado, solo tendrás que esperar a que algún usuario haga uso de él para contactar contigo. Cuando eso suceda, aparecerá una notificación en la plataforma de 3CX, así como un icono con el número de mensajes en el apartado «Chat» de la barra lateral izquierda, sean mensajes de texto o llamadas.

contestación chat en vivo

Desde este mismo apartado podrás gestionar los chats y responder a los visitantes de tu web. En los tres iconos de la parte superior derecha, también podrás transferir el chat a otro de tus usuarios, marcar el chat como «asistido» de forma que se elimina de ese apartado o, en los tres puntos finales, obtener información, archivar el chat, finalizar la sesión de chat e incluso bloquearlo.

Los chats que hayas archivado o asistido, pasarán a aparecer cuando cambies la opción «recientes» a «archivados».

En cuanto a la vista que tendrá el visitante de tu web que ha contactado contigo, será la siguiente:

contestacion chat en vivo vista usuario

Comienza a usar 3CX StartUP

Ahora que ya has visto cómo empezar a usar y personalizar el chat en vivo, también es importante que sepas como funciona la interfaz de 3CX StartUP. En cuanto inicies sesión en la herramienta, esta te ofrecerá la opción de instalar su app disponible para Android e iOS, una gran opción a instalar para estar siempre conectado incluso fuera de la oficina. El diseño de la página principal de la plataforma cuenta con un diseño limpio y bastante intuitivo.

En la barra lateral izquierda encontramos agrupadas todas las opciones principales, pero para empezar vamos a dirigirnos a la penúltima, Ajustes de Oficina (office settings). Desde este apartado podremos, entre muchas otras opciones, modificar cuestiones como las comentadas anteriormente: incluir un número telefónico o cambiar los nombres y otros datos de usuario.

ajustes de oficina

  • Usuarios: podremos agregar o eliminar usuarios, así como modificar sus datos.
  • Horario de oficina: dónde establecer tu zona horaria, el horario de tu oficina, horas de descanso y vacaciones.
  • Ruteo de llamadas: puedes seleccionar a qué usuarios desviarás las llamadas cuando la oficina esté abierta, cerrada y durante los descansos. Además, puedes indicar si quieres que el mensaje quede en la bandeja de voz o si en cierta opción prefieres que la llamada se corte, quede en cola o se remita  al recepcionista digital o al grupo de timbrado (este se compone de todos los usuarios, de modo que llegue a todos y siempre pueda contestar alguien).
  • Gestión de llamadas: apartado en el que configurar los grupos de timbrado, el recepcionista digital y las llamadas en cola.

Veredicto final

Tras haber hecho uso de esta herramienta hemos podido verificar que se trata de una solución sencilla y muy intuitiva, lo cual facilita su manejo y configuración desde el primer momento. Esta agrupa diversas funciones de comunicación muy útiles para cualquier negocio online en un espacio reducido y práctico, el cual puede gestionarse desde la plataforma o desde la app. Además, el hecho de poder testearla con su plan gratuito antes de aventurarnos a contratar un plan más complejo es sin duda un gran punto a su favor.

Por otra parte, el sistema de gestión de llamadas que presenta es muy funcional, permitiendo seleccionar diferentes opciones según el horario y día. De modo que siempre haya al menos un usuario que pueda atender a los clientes. La inclusión de mensajes personalizados y el recepcionista digital son complementos muy ventajosos, de igual manera que el hecho de poder señalar fechas de vacaciones o ausencias.

Sin embargo, el hecho de no poder configurar la ubicación en la pantalla dónde aparecerá el chat en vivo es un hándicap, puesto que puede chocar con otros elementos. Además, como hemos comprobado, si este icono se sitúa encima de otro elemento clicable en la versión móvil (en nuestro caso sobre las fichas de autores) puede resultar incómodo. Y, es que, al presionar sobre él tiende a abrirse el elemento que está por debajo, en lugar del propio chat.

No obstante, eludiendo estos detalles y como ya hemos comprobado, el chat en vivo presenta características muy ventajosas. El poder cambiar del chat a una llamada o videollamada en cualquier momento, a fin de ofrecer un mejor servicio cuando la situación lo requiera, o la posibilidad de realizar llamadas internas con tu equipo de usuarios, son más ejemplos de esto.

En definitiva, el Chat en Vivo y 3CX StartUP son una herramienta que puede resultar de gran utilidad a empresas que quieran disponer de una solución sencilla y flexible que concentre distintas vías de comunicación para sus clientes, pudiendo escoger aquellas opciones que mejor se adapten a sus necesidades de negocio.

Imagen: 3CX

 

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