Alberto González
Costes elevados, entregas fallidas, clientes insatisfechos… Estos son solo algunos de los muchos problemas que puedes encontrarte si la gestión de pedidos de tu tienda online no está optimizada como se debe.
Y es que, los errores y las malas prácticas en la preparación de los pedidos son más habituales de lo que uno se espera. De hecho, en algunos casos pueden llegar a ser una auténtica amenaza para los beneficios de una empresa, sobre todo si se mantienen de manera continuada durante demasiado tiempo.
Para que eso no pueda pasarte a ti ni a tu negocio, hemos recogido algunos de los errores que más se repiten en la industria del eCommerce y que, por desgracia, tienden a pasarse por alto.
Logística: Los 4 errores que más se repiten en la industria del eCommerce
1. La etiqueta de envío contiene fallos
La etiqueta de envío es el documento adhesivo que muestra todos los datos relacionados con el envío: el tipo de carga, la dirección de entrega o el número de seguimiento. Toda esta información es necesaria para que el transportista sepa dónde entregar la mercancía y cómo manipularla. Esto las convierte en elementos delicados, pues cualquier error en la dirección o el nombre del destinatario hará que la entrega no pueda realizarse y el envío será devuelto al origen.
Por ejemplo, si un envío contrareembolso no está reflejado en la etiqueta con el importe a cobrar, muy posiblemente la entrega acabe fallando. Como ya te imaginarás, todo esto es una suma de costes que deben ser sufragados por la tienda, y poco a poco van mermando los beneficios.
Pero el problema real llega cuando las etiquetas se generan manualmente y no con un programa automático, ya que es bastante común cometer errores a nivel humano, que aunque sean mínimos, pueden hacer que los envíos incurran en incidencias constantes.
Esto puede evitarse con una solución informática que conecte los pedidos de la tienda online con las listas de picking y la generación de etiquetas y. Así se elimina cualquier posible error humano y se reduce el tiempo y los recursos necesarios para la creación de las etiquetas.
2. No se tiene en cuenta el peso volumétrico
El peso volumétrico es la principal medida que utiliza el transporte a la hora de establecer la tarifa de un envío. Esta métrica sirve para determinar cuánto espacio ocupa realmente el paquete dentro del camión, independientemente de su peso real.
Reducir la densidad de cada paquete le permitirá al transportista mover más unidades por viaje, mejorando así la rentabilidad de su trabajo y reduciendo la tarifa que tú debes pagar por cada envío.
En ese sentido, es muy aconsejable ajustar el tamaño del embalaje a las dimensiones reales del producto es una de las principales prácticas a la hora de reducir costes en una tienda online. Además de no pagar por enviar aire, también ahorrarás en materiales, pues no estarás comprando embalaje innecesariamente grandes.
No obstante, no todos los eCommerce son conscientes de ellos, y muchos utilizan embalajes sobredimensionados, algo tremendamente perjudicial para los costes logísticos.
3. Los procesos del almacén no cuentan con áreas habilitadas
Contar con un área específica para cada actividad que se realiza dentro del almacén es una gran ayuda si quieres evitar cuellos de botella o procesos logísticos excesivamente ineficientes.
Tanto la preparación de los pedidos como la gestión de la cadena de suministros requiere de una enorme cantidad actividad que, por lo general, confluyen dentro del almacén. Encontramos el aprovisionamiento de mercancías, el embalado de los productos, la gestión del inventario, el picking, las devoluciones, los controles de calidad, el etiquetado, el reacondicionamiento o el simple mantenimiento de las instalaciones.
Todos estos procesos pueden llegar a interferir unos con otros dentro del almacén si no hay algún tipo de planificación de las rutas y los tiempos de trabajo. Más aún cuando el eCommerce opera con grandes flujos de pedido o administra una red de varios almacenes. Siempre que tengas un almacén lo suficientemente grande, es muy conveniente que habilites y designes zonas concretas para ciertos procesos.
Por ejemplo, si tu negocio tiene dos tipos de producto excesivamente diferentes y uno requiere de una preparación especial, dedicar una sala únicamente para ese producto te ayudará a evitar retrasos en la preparación del resto de artículos.
Dicha filosofía puedes trasladarla a otros procesos, como el embalado o el reacondicionamiento de producto. También es importante la sincronización de la salida de la mercancía con las entradas.
4. Ausencia de estrategia de inventariado
Los inventarios caóticos y mal estructurados son toda una fuente de problemas en la preparación de los envíos.
Un error muy frecuente relacionado con la mala gestión de inventarios es ubicar el mismo producto o similares en diferentes zonas del almacén. Esto no solo dificulta el recuento de las unidades (en caso de no contar con sistema informatizado), también hace que el operario deba desplazarse en exceso durante el proceso de picking, aumentando así el tiempo que se tarda en preparar cada pedido.
También son muy habituales las confusiones de producto. Esto suele ocurrir cuando el número de referencia del artículo no coincide con su ubicación real o porque no se cuenta con un sistema de identificación de mercancías.
Otros problemas derivados son:
- Errores en el número de unidades de cada envío.
- Mezclar productos en diferentes pedidos.
- Confundir envíos y devoluciones.
- Elegir tamaños equivocados para el mismo producto.
Para no tener que destinar demasiado tiempo en la recogida de productos, es fundamental invertir en un diseño de almacenes que permita hacer el picking con agilidad. Para ello, pueden serte de ayuda herramientas como Outvio, un software de gestión postventa capaz de optimizar la gestión de los pedidos de una tienda online de manera automática y fácil. Escaneo e impresión de etiquetas, devoluciones a escala internacional, seguimiento de envío con el branding de la empresa, automatización de mensajes personalizados o resolución de incidencias inteligentes…Son algunas de sus funcionalidades para ahorrar tiempo, aumentar ventas y mejorar con creces la experiencia de usuario.
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